Zarządzanie placem i awizacjami dostaw, bez kolejek pod bramą

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

System awizacyjny VSS.net

Pełna kontrola awizacji dzięki platformie VSS.net. Poniżej najważniejsze obsługiwane obszary dla Twojego biznesu.

Funkcje systemu YMS - zarządzanie placem magazynowym

Studio VSS.net, oferowane przez SoftwareStudio, to narzędzie dedykowane do zarządzania logistyką i transportem w firmach. System umożliwia planowanie dostaw oraz precyzyjne awizowanie transportów. Dzięki temu użytkownicy mogą usprawnić procesy logistyczne w swoich przedsiębiorstwach.

System awizacyjny transportu

W momencie wzmożonej ilości operacji związanej z dostawami i odbiorami z magazynów program Studio VSS.net pomaga w optymalizacji dystrybucji produktów i materiałów w obrębie magazynu.

Okna czasowe załadunków

Okna czasowe w systemie awizacyjnym pozwalają na tworzenie i kierowanie harmonogramem rozładunków i załadunków w magazynach. Automatyczne obliczanie czasu załadunku i rozładunku przez system, w oparciu o rodzaj transportu, ilość palet czy rodzaj asortymentu, automatycznie rezerwuje odpowiedni czas potrzebny na obsługę samochodu.

Harmonogram ramp i doków

Za pomocą programu można kontrolować i zarządzać harmonogramem pracy magazynów. Magazynierzy mają dostęp do utworzonych awizacji z możliwością edycji danych, ich akceptacji czy zmiany godziny załadunku lub rozładunku.

Powiadomienia SMS oraz e-mail

Komunikacja za pomocą SMS z kontrahentami, przewoźnikami i kierowcami. Z poziomu platformy logistycznej można wysyłać ręcznie lub automatycznie powiadomienia SMS na telefon komórkowy. Powiadomienia mogą być wysyłane bezpośrednio do kierowców, ale także do firm transportowych i kontrahentów.

System LPR

System LPR (License Plate Recognition) to technologia, która umożliwia automatyczne rozpoznawanie tablic rejestracyjnych pojazdów. System LPR opiera się na wykorzystaniu kamer i oprogramowania do analizy obrazu. Kamery rejestrują obraz tablicy rejestracyjnej pojazdu, a następnie oprogramowanie przetwarza ten obraz w celu wyodrębnienia numeru rejestracyjnego. Dzięki systemowi LPR w Studio VSS.net możliwy jest automatyczny zapis pojazdów wjeżdżających i opuszczających teren zakładu.

Aplikacja mobilna

Umożliwia klientom i pracownikom firmy dostęp do systemu awizacji transportu z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie. Dzięki aplikacji mobilnej proces awizacji transportu może być przyspieszony. Klienci mogą szybko i łatwo wprowadzać i aktualizować informacje o przesyłkach, a firmy transportowe mogą szybko otrzymywać i przetwarzać te informacje. Aplikacja jest dostępna zarówno na platformy Android, jak i iOS.

Wersje językowe

System posiada wbudowany moduł wielojęzyczny, który pozwala dodawać tłumaczenia interfejsu. Studio VSS.net przetłumaczony jest między innymi na język angielski, niemiecki, hiszpański i ukraiński.

Oprogramowanie firmy SoftwareStudio umożliwia rejestrację awizacji i wizyt, kontroluje ich czas i przebieg oraz koordynuje dostęp do zdefiniowanych zasobów: doków, bram i wag.

Funkcjonalności systemu

Awizowanie

System Studio VSS.net wyposażony jest w narzędzia, które umożliwiają szczegółowe planowanie transportów oraz awizowanie w czasie rzeczywistym. Platforma oferuje intuicyjny interfejs oraz rozbudowane opcje konfiguracji, co pozwala na dostosowanie funkcjonalności do potrzeb każdej firmy.

Kalendarze

Zgłoszenia awizacji można przeglądać w programie za pomocą tabel oraz w układzie kalendarza (Scheduler). Zdarzenia w kalendarzu można dodawać, edytować i zmieniać ich położenie metodą przeciągnij i upuść. Kalendarz prezentuje dane w układzie dziennym, tygodniowym, miesięcznym lub na linii czasu. Za pomocą definiowanych kolorów można oznaczać zdarzenia, a narzędzie administracyjne pozwala definiować kalendarze według obiektów lub rodzajów zdarzeń.

Przepustki

W programie można w łatwy sposób wygenerować przepustkę dla danych obiektów czy gości na bramie. Na wydruku można umieszczać kody QR, które pozwalają nadzorować ruch na terenie zakładu.

Podpis na tablecie

Przy dokumencie istnieje możliwość umieszczenia podpisu w formie obrazka. Podpisem można potwierdzać dostawy lub dowolny inny dokument. Podpis realizuje magazyn lub ochrona za pomocą tabletu lub w samoobsługowym kiosku.

Samodzielna rejestracja w kiosku

Kiosk to spersonalizowane urządzenie wolnostojące lub naścienne, które może być wykorzystane w oddziale firmy. Dedykowane rozwiązanie systemu Studio VSS.net przygotowane z myślą o takim urządzeniu pozwala na zgłoszenie przyjazdu, potwierdzenie danych oraz przekazanie informacji związanych z dalszą realizacją, na przykład wskazanie doku załadunku lub rozładunku, do którego ma kierować się transport.

Komunikacja wewnętrzna i powiadomienia

Użytkownicy platformy mogą wysyłać i otrzymywać powiadomienia. Program przechowuje historię wymiany informacji i pozwala odpowiedzieć nadawcy na komunikat. Komunikaty mogą być wysyłane indywidualnie lub do poszczególnych grup użytkowników.

Rozwiązanie webowe

Platforma Studio VSS.net opracowana jest w technologii webowej i może być obsługiwana przez dowolną popularną przeglądarkę internetową.

Proces tworzenia awizacji

Elastyczność

Nowoczesne technologie i zgodność z aktualnymi standardami HTML5 pozwalają korzystać z systemu Studio VSS.net na dowolnej platformie: Microsoft Windows, Android oraz Apple Mac OS X czy iOS.

Wiadomości SMS oraz e-mail

Komunikacja za pomocą SMS-ów i e-maili jest ważnym narzędziem w codziennej pracy wielu firm. Te formy komunikacji pozwalają na szybką i efektywną wymianę informacji między pracownikami oraz z klientami. E-maile i wiadomości tekstowe są łatwo dostępne i mogą być przesyłane z każdego miejsca, co zwiększa mobilność i elastyczność w działaniu przedsiębiorstw.

SMS

Do przewoźnika lub kierowcy system wysyła powiadomienia o zmianach w awizacji. Pracownik ma też możliwość wysłać z systemu wiadomość ad hoc. Wysłane wiadomości są zapisane w archiwum, dzięki czemu można szybko sprawdzić historię wysłanych komunikatów.

e-mail

System w określonych zdarzeniach wysyła powiadomienia do dostawców lub przewoźników. Pracownik może też bezpośrednio z platformy awizacyjnej wysłać taką wiadomość. Wszystkie wiadomości trafiają do archiwum wysłanych powiadomień.

Załączniki i zdjęcia

Dokumentacja fotograficzna stanowi ważny element zarządzania awizacjami w każdym przedsiębiorstwie. Zwiększa przejrzystość oraz efektywność procesu obsługi dostaw, umożliwiając dokładne zarejestrowanie stanu towaru przed i po transporcie.

Załączniki

Dodawanie załączników do awizacji pozwala na przesłanie dokumentów lub zdjęć produktu, które mogą pomóc w analizie i rozwiązaniu problemu. Załączniki mogą obejmować między innymi pliki PDF, JPEG, ZIP, DOCX. Każda awizacja może posiadać własne załączniki, dzięki czemu są one łatwo dostępne do wglądu.

Dokumentacja fotograficzna

W programie można przechowywać zdjęcia tablic rejestracyjnych aut. Do każdej awizacji można dodawać dowolną liczbę zdjęć dokumentujących stan dostawy lub zapakowania, co może stanowić podstawę składania reklamacji. Program posiada wyszukiwarkę bazy ze zdjęciami.

Raporty

Raporty w systemie Studio VSS.net

System Studio VSS.net zapewnia możliwości raportowania ważne dla zarządzania logistyką i awizacjami dostaw. Funkcjonalność raportów umożliwia użytkownikom tworzenie zestawień i analiz, które pomagają w monitorowaniu i optymalizacji procesów logistycznych.

Szczegółowe raporty

Na podstawie gromadzonych w bazie informacji program generuje przydatne zestawienia i raporty: bieżące załadunki i rozładunki, średni czas obsługi środka transportu oraz realizacji załadunku lub rozładunku przez magazyn, czas oczekiwania na parkingu i pobytu na terenie zakładu, terminowość podstawiania się kierowców, alerty związane z brakiem ewidencji przy wjeździe czy wyjeździe, zgodność awizacji ze stanem faktycznym, na przykład w zakresie ilości palet.

Raporty mogą być eksportowane w postaci plików programu Excel oraz jako pliki PDF.

Dział transportu

Dział logistyki i transportu odgrywa ważną rolę w systemie awizacyjnym Studio VSS.net, stanowiąc oś zarządzania całym procesem dostaw. Funkcje tego działu są zintegrowane z systemem, co pozwala na planowanie, monitorowanie i optymalizację przepływu towarów.

Rola dla działu transportu

Jest to główna rola w programie VSS.net, wykorzystywana do konfigurowania oraz nadzorowania całego procesu awizacji. W tej roli tworzone są kartoteki kontrahentów, przewoźników i asortymentu oraz cały schemat procesu awizacji: magazyny, obiekty, bramy i rampy zgodnie z potrzebami firmy. Dzięki słownikom można w dowolnej chwili edytować okna czasowe awizacji, ich statusy oraz rodzaje transportów, palet i kontenerów, a także treści powiadomień SMS i e-mail. W głównej roli dostępne są też raporty pomagające w optymalizacji pracy i zarządzaniu zasobami.

Dostawca

Rola dostawcy w systemie Studio VSS.net

W systemie Studio VSS.net istnieje rola przeznaczona dla dostawców, która umożliwia im dostęp do funkcji związanych z zarządzaniem ich awizacjami, co jest ważne dla płynnej komunikacji i współpracy między dostawcami a firmami korzystającymi z systemu.

Dostęp do awizacji i historii dostaw

Dostawcy mogą przeglądać listę swoich awizacji, zarówno bieżących, jak i zakończonych, oraz sprawdzać historię swoich operacji, co pomaga w planowaniu działań i monitorowaniu efektywności dostaw.

Tworzenie nowych awizacji

Dostawcy mogą zakładać nowe awizacje, inicjując proces dostawy. Proces tworzenia awizacji jest intuicyjny i dostosowany do potrzeb użytkowników.

Uzupełnianie danych transportowych i dodawanie załączników

System pozwala dostawcom na uzupełnianie danych transportowych, takich jak terminy dostaw, typy pojazdów czy szczegółowe dane o ładunkach, oraz dodawanie załączników, takich jak dokumenty transportowe czy zdjęcia.

Spedytor

Rola spedytora i przewoźnika

Rola spedytora i przewoźnika w systemie Studio VSS.net jest ważna dla sprawnej realizacji procesów transportowych. Dzięki dostępowi do platformy przewoźnicy mogą monitorować swoje bieżące zadania oraz zarządzać awizacjami w sposób zorganizowany.

Przeglądanie awizacji i dostęp do historii

Po zalogowaniu każdy przewoźnik może przeglądać listę swoich aktualnych oraz przeszłych awizacji i analizować historię przeprowadzonych dostaw.

Sprawdzanie statusów awizacji

Przewoźnicy mogą sprawdzać statusy swoich obecnie procesowanych awizacji, co pozwala na bieżące monitorowanie etapów realizacji każdej dostawy.

Dodawanie nowych awizacji przez moduł kalendarza

Moduł kalendarza umożliwia przewoźnikom dopisywanie nowych awizacji i planowanie przyszłych dostaw w prosty i intuicyjny sposób.

Rola Brama i Ochrona

W systemie awizacyjnym Studio VSS.net funkcja Brama i Ochrona pełni ważną rolę w procesie zarządzania bezpieczeństwem i logistyką na terenie obiektu. Pracownicy ochrony przy bramie wjazdowej mają do dyspozycji narzędzia umożliwiające zarządzanie ruchem na terenie zakładu.

Rejestrowanie wjazdów i obsługa ruchu przy bramie

Pracownicy ochrony rejestrują każdy pojazd i osobę przybywającą na teren zakładu, zarządzając wjazdami nieawizowanymi, wystawianiem przepustek oraz prowadzeniem księgi gości.

Funkcje bezpieczeństwa i monitorowania

System oferuje też obsługę szlabanu, pomiary temperatury, wykonywanie zdjęć pojazdów i tablic rejestracyjnych, przyjmowanie podpisu kierowcy oraz skanowanie dokumentów związanych z awizacją i dostawą.

Rola agencji celnej

Rola agencji celnej w systemie Studio VSS.net wspiera procesy celne oraz obecność celników na terenie obiektu, pozwalając na zarządzanie dokumentacją celną oraz kontrolę nad przyjmowaniem towarów podlegających regulacjom celnym.

Kontrola dostaw wymagających obsługi celnej

Dostawy oznaczone jako obsługiwane przez agencję celną nie mogą być przyjęte przez magazyn do czasu wyrażenia zgody na rozładunek przez celników.

Dostęp do dokumentów powiązanych

System umożliwia pracownikom agencji celnej dostęp do dokumentów powiązanych z dostawą, takich jak faktury, deklaracje celne czy certyfikaty pochodzenia.

Rola magazynu i ramp

Rola pracowników magazynu w systemie Studio VSS.net jest ważna dla zarządzania procesami rozładunku i załadunku towarów, ułatwiając monitorowanie i optymalizację pracy na magazynach i rampach.

Proces identyfikacji dostaw

Pracownicy magazynu skanują przepustki lub awizacje za pomocą kodów QR wyświetlanych z wydruków lub telefonów komórkowych, co przyspiesza proces przyjmowania towarów.

Monitorowanie czasu operacji magazynowych

System automatycznie nalicza czas związany z poszczególnymi etapami obsługi dostawy: czas podstawienia auta pod rampę, rozpoczęcie i zakończenie rozładunku.

Generowanie raportów

Zebrane informacje służą do generowania raportów niezbędnych do oceny wydajności magazynu, analizy czasu realizacji operacji oraz planowania przyszłych działań.

Licencjonowanie Studio VSS.net

System dostępny jest w trzech modelach licencyjnych, dopasowanych do skali wdrożenia i sposobu utrzymania infrastruktury.

Dokładny koszt licencji ustalany jest indywidualnie - poproś o wycenę.