Uruchom demo Studio TCS.net w przeglądarce

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Co obejmuje demo narzędziowni

Studio TCS.net, czyli program do magazynu narzędzi, prowadzi ewidencję narzędzi, odzieży roboczej i materiałów eksploatacyjnych, a przy tym pilnuje, kto co ma na stanie osobistym. Wersja demonstracyjna pokazuje pełny zakres roli narzędziowca oraz osobny, wąski widok dla pracownika, który sprawdza tylko własne wypożyczenia.

Menu da się przełączyć między układem klasycznym, układem w stylu Outlooka i listą transakcji. To nie jest kwestia gustu: narzędziowiec wydający sprzęt przy oknie pracuje inaczej niż osoba planująca przeglądy przy biurku, a każda z nich woli inny sposób dotarcia do transakcji.

Po zalogowaniu narzędziowiec trafia na dashboard: ile narzędzi jest u pracowników, które zwroty minęły termin, co spadło poniżej stanu minimalnego oraz jakie przeglądy i legalizacje przypadają w ciągu 30 dni.

Wypożyczenie narzędzia i odpowiedzialność materialna

Wydanie narzędzia jest dokumentem, nie wpisem w zeszycie. Formularz wiąże pozycję z pracownikiem, numerem serii egzemplarza oraz terminem zwrotu, a podpis odbiorcy zostaje przy dokumencie. Od tego momentu wiadomo, kto odpowiada za sprzęt i od kiedy.

System rozdziela wypożyczenia własne od sprzętu branego z zewnątrz, czyli od tego, co obsługuje wypożyczalnia narzędzi. To rozdzielenie ma konsekwencje księgowe: narzędzie własne obciąża pracownika, narzędzie obce obciąża firmę wobec dostawcy i wraca do niego w ustalonym terminie.

Zwrot narzędzia i wyszukiwanie operacji

Przy zwrocie liczy się czas obsługi kolejki przy oknie wydawczym. Narzędziowiec skanuje numer serii, a system sam odnajduje otwarte wypożyczenie i podpowiada pozycję do zamknięcia. Nie trzeba szukać pracownika na liście ani pamiętać, kiedy sprzęt został wydany.

Gdy sprawa dotyczy przeszłości, zostaje wyszukiwarka. Filtr przyjmuje narzędzie, numer serii, zakres dat, pracownika oraz rodzaj dokumentu - to wystarczy, żeby odtworzyć historię jednego egzemplarza albo wszystkich wypożyczeń danej osoby przed rozliczeniem.

Numer serii jest tu ważniejszy niż indeks asortymentowy. Dziesięć wiertarek tego samego modelu to dziesięć osobnych egzemplarzy z własną historią napraw, przeglądów i wypożyczeń. Ewidencja prowadzona wyłącznie na indeksie nie odpowie na pytanie, który egzemplarz psuje się trzeci raz w tym roku.

Kartoteka narzędzia i miejsce składowania

Katalog narzędzi pokazuje pozycje ze zdjęciami, bo opis słowny rzadko wystarcza przy podobnych końcówkach czy kluczach. Filtr obejmuje SKU, kod EAN, numer SAP, producenta oraz miejsce powstawania kosztów - tak samo jak program magazynowy filtruje asortyment, więc ten sam katalog obsługuje wydanie przy oknie i analizę kosztów w dziale.

Miejsce składowania jest osobną kartoteką - regał, szafa, strefa. Dzięki temu narzędziowiec wie, gdzie odłożyć zwrócony sprzęt, a inwentaryzacja idzie miejscami, nie całym magazynem naraz.

Identyfikacja narzędzi na metalu

Narzędzie jest metalowe, brudne i wielokrotnie wypada z rąk. Zwykła etykieta papierowa nie przetrwa tam miesiąca, a klasyczny tag radiowy przyklejony do metalu przestaje działać, bo powierzchnia odstraja antenę. Stąd dwie ścieżki identyfikacji, używane zamiennie albo razem - szerzej opisuje je znakowanie narzędzi tagami RFID.

Trwałe oznaczenie odporne na smar i temperaturę ma jeszcze jeden skutek, mniej oczywisty: skoro numeru nie trzeba przepisywać ręcznie, znika najczęstsze źródło rozjazdu między ewidencją a stanem faktycznym.

Przeglądy, kalibracje i legalizacje

Część sprzętu ma termin, po którym nie wolno go wydać. Dotyczy to przyrządów pomiarowych wymagających legalizacji oraz maszyn objętych dozorem technicznym. System prowadzi te terminy osobno od przeglądów wewnętrznych, bo różnią się skutkiem przekroczenia: przegląd można przesunąć o tydzień, legalizacji nie.

Przeglądy i kalibracje mają własny kalendarz oraz listę terminów z liczbą dni do przeglądu, numerem serii i statusem wykonania. Planista widzi cały miesiąc pracy serwisu zamiast zbioru terminów rozsypanych po kartotekach poszczególnych narzędzi.

Awarie i naprawy w module CMMS

Awaria zgłoszona ustnie ginie razem z końcem zmiany. Moduł CMMS - czym jest system CMMS, wyjaśniamy osobno - zapisuje ją jako zdarzenie przy konkretnym egzemplarzu, więc historia napraw zostaje przy maszynie, a nie w pamięci brygadzisty. Dashboard pokazuje bieżący obraz otwartych zleceń i czasu naprawy, a rejestr awarii - status każdego zgłoszenia, od nowego po zrealizowane.

Z historii napraw wynika decyzja o cyklu przeglądów, a przy powtarzalnych usterkach także o zapasie części, czym zajmuje się automatyzacja zamówień części w CMMS. Maszyna psująca się między planowymi kontrolami potrzebuje krótszego cyklu albo innej strategii utrzymania ruchu - i to jest pytanie, na które papierowa ewidencja nie odpowiada, bo nikt nie liczy zgłoszeń wstecz.

Raporty i zestawienia

Zaplecze raportowe dzieli się na trzy grupy. Analiza odpowiada na pytania o koszty i zużycie, statystyka - o historię i awaryjność, a raporty narzędziowe pokazują stany w miejscach składowania oraz sprzęt będący u pracowników.

Zestawienia porządkują to samo od strony dokumentów: magazynowych, wypożyczeń oraz czynności serwisowych. Zestawienie „Narzędzia u pracowników" bywa pierwszym raportem uruchamianym po wdrożeniu, bo odpowiada na pytanie, które w papierowej ewidencji zostaje bez odpowiedzi.

Regulaminy i instrukcje przy stanowisku

Narzędziownia wydaje też odzież roboczą i środki ochrony indywidualnej, a do tego dochodzą dokumenty: regulaminy, instrukcje BHP oraz przeciwpożarowe. System trzyma je w repozytorium plików z podziałem na foldery, podobnie jak pozostałe oprogramowanie dla firm z tej rodziny, więc instrukcja jest tam, gdzie wydaje się sprzęt, a nie w segregatorze w innym budynku.

Praca na Androidzie w hali

Aplikacja na Androida zamienia kolektor danych albo telefon w stanowisko wydawcze. Skaner odczytuje znacznik narzędzia, aparat robi zdjęcie stanu sprzętu przy zwrocie, a identyfikator pracownika wiąże operację z osobą. Inwentaryzację da się przeprowadzić przy regale, bez noszenia wydruków.

Zapis synchronizuje się z bazą po zatwierdzeniu operacji. Przy pracy na budowie albo w hali produkcyjnej liczy się to, że wydanie zarejestrowane na miejscu nie czeka na powrót do biura - demo systemu magazynowego Studio WMS.net pokazuje ten sam mechanizm po stronie magazynu wysokiego składowania.

Studio ewidIT - sprzęt IT i licencje w jednej ewidencji

Studio ewidIT to moduł Studio TCS.net dla działu IT: laptopy, monitory, telefony, karty SIM, serwery i drukarki prowadzone tak samo jak narzędzia - egzemplarz po egzemplarzu, z numerem inwentarzowym, numerem seryjnym i osobą, która ma sprzęt na stanie. Demo pokazuje dwie zmyślone firmy z jednej grupy, więc widać też pracę jednego zespołu IT dla kilku spółek, z rozdzieleniem danych między nimi.

Stan sprzętu zmienia wyłącznie dokument: przyjęcie dostawy z numerem faktury i KSeF, wydanie, zwrot, przesunięcie, wymiana, szkoda, serwis, likwidacja i utylizacja. Formularz zasobu poprawia tylko opis. Dzięki temu historia egzemplarza zawsze składa się z dokumentów, a nie z nadpisanych pól.

Protokół przekazania sprzętu IT z podpisem i archiwum

Wydanie laptopa kończy się protokołem, który pracownik podpisuje palcem albo rysikiem na tablecie, kodem SMS albo później w portalu pracownika. Ekran podpisu pokazuje całą treść protokołu i jej skrót SHA-256 - podpis dotyczy dokładnie tej treści. W wersji demo SMS nie jest wysyłany, a kod pojawia się na ekranie.

Podpisany protokół trafia do archiwum razem z podpisem. Każdy wpis ma skrót swojej treści i skrót poprzedniego wpisu, więc archiwum tworzy łańcuch. Przycisk weryfikacji przelicza wszystkie skróty i wskazuje pierwszy wpis, którego treść zmieniono po zapisie - przydatne przy audycie bezpieczeństwa informacji i przy sporze o zwrot sprzętu.

Pracownik loguje się do portalu Studio ewidIT i widzi swój sprzęt, licencje oraz protokoły do podpisu. Raz na jakiś czas potwierdza posiadanie urządzeń, a usterkę albo utratę zgłasza jednym formularzem - zgłoszenie trafia do działu IT jako incydent przy konkretnym egzemplarzu.

Wymagania techniczne

Prezentacja, cena i dokumentacja

Oprócz samego demo dostępne są materiały, które pomagają lepiej poznać program dla narzędziowni przed decyzją o wdrożeniu.

Ceny licencji Studio TCS.net

Zestawienie poniżej pokazuje szacunkowe koszty miesięczne dla kolejnych poziomów usługi w narzędziowni. Kwoty podano w PLN netto, do doliczenia pozostaje podatek VAT 23%. Ostateczną wycenę ustalamy indywidualnie, po rozmowie o zakresie wdrożenia Studio TCS.net.

Dokładny koszt licencji ustalany jest indywidualnie - poproś o wycenę.