Wizyty, oferty i historia kontaktów handlowców w jednym miejscu

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Plan dnia pracy handlowca

Dzień zaczyna się od listy, nie od kalendarza w telefonie prywatnym. Po zalogowaniu przedstawiciel widzi zadania przypisane na dany dzień oraz spotkania już uzgodnione z klientami. Z tej listy układa się trasa dojazdu - kolejność punktów wyznacza Google Maps, więc handlowiec nie planuje przejazdów z pamięci.

• Zadania na dzień - pozycje przypisane przez kierownika albo dopisane przez samego handlowca.
• Umówione spotkania - wizyty w stanie planowanym, z godziną i kontrahentem.
• Trasa dojazdu - kolejność punktów wyliczona przez Google Maps na podstawie adresów z kartotek.
• Korekta w trakcie dnia - przesunięcie wizyty zmienia plan od razu, bez telefonu do biura.

Pierwszy ekran po zalogowaniu pokazuje to, co handlowiec ma zrobić dziś, a nie menu z kilkudziesięcioma pozycjami. Z niego przechodzi się do planu trasy i do kalendarza.

Co system robi z wizytą handlowca

Wizyta jest tu dokumentem, nie wpisem w kalendarzu. Handlowiec zakłada ją z formularza - w przeglądarce albo w aplikacji na telefonie - i od tej chwili wizyta ma swój stan. Nowy zapis ląduje w rejestrze wizyt planowanych, co pozwala kierownikowi zobaczyć plan tygodnia zespołu, zanim ktokolwiek wyjedzie w teren.

Koszty wizyty wprowadza się w osobnej zakładce dokumentu. Paliwo, nocleg czy opłata za parking zostają przy tej wizycie, a nie w zbiorczym rozliczeniu na koniec miesiąca - przy pytaniu, ile kosztowała obsługa konkretnego klienta, odpowiedź jest w jednym miejscu.

Rejestr wizyt planowanych i rejestr wizyt zrealizowanych to dwa różne widoki tego samego dokumentu, nie dwie tabele. Wizyta nie jest przepisywana po spotkaniu - zmienia stan, więc termin uzgodniony z klientem i raport z rozmowy zostają przy jednym numerze.

Transakcja i jej historia

Pojedyncza rozmowa rzadko kończy sprzedaż. Transakcja zbiera więc cały wątek: przedmiot, uzgodnione ceny oraz warunki handlowe, a obok nich zapis tego, co doprowadziło do ustaleń.

• Treść rozmów i spotkań - notatki przypisane do etapu, a nie do kalendarza, dzięki czemu widać, na czym stanęło.
• Wymieniane dokumenty - oferta, specyfikacja i korespondencja podłączone do transakcji.
• Osoby po stronie klienta - kto prowadził dany etap, co ma znaczenie przy zmianie osoby decyzyjnej.
• Warunki handlowe - rabat i termin płatności zapisane przy transakcji, nie w prywatnym arkuszu handlowca.

Taki zapis przydaje się najbardziej w dniu, w którym handlowiec odchodzi z firmy. Następca przejmuje wątek z historią uzgodnień, zamiast dzwonić do klienta z pytaniem, co ustalono pół roku wcześniej.

Szanse sprzedaży widać w lejku według etapów - od pierwszego kontaktu, przez badanie potrzeb i próbki, po ofertę i negocjacje. Każdą kartę można przesunąć o etap albo zamknąć jako wygraną lub przegraną. Przetargi mają osobny rejestr, a handlowiec dostaje znacznik na kilka dni przed terminem składania ofert.

Karta klienta i historia współpracy

Lista kart, którą widzi przedstawiciel, jest zawężona do jego klientów. Nie jest to ukrywanie danych przed zespołem, a praktyczna konsekwencja podziału rynku: handlowiec z Pomorza nie przewija kartotek z Podkarpacia, żeby znaleźć swoją. Kierownik widzi całość.

Kartę można poprawić z telefonu, więc zmiana numeru czy osoby decyzyjnej trafia do bazy w trakcie wizyty. Do tej samej historii dopisują się zapytania i zgłoszenia reklamacyjne - handlowiec jadący na spotkanie widzi, że tydzień wcześniej klient zgłaszał problem z dostawą. Obsługę samych reklamacji prowadzi osobny system, którego działanie pokazuje demo systemu reklamacji Studio RMA.net.

Z rejestru klientów, z paska akcji, handlowiec otwiera kartę 360 klienta, planuje wizytę, zakłada szansę albo zamówienie. Klasy ABC i XYZ pomagają ocenić, komu poświęcić czas. Obok działa podgląd rozrachunków: saldo, kwota po terminie i wykorzystanie limitu każdej placówki.

Stany magazynowe podczas spotkania

Handlowiec obiecujący towar, którego nie ma, tworzy problem dwóm działom naraz. Studio CRM.net czyta stany z systemu magazynowego, dlatego przy kliencie widać ilość dostępną, a nie stan księgowy sprzed nocnego przeliczenia. Jak wygląda ta sama kartoteka po stronie magazynu, pokazuje demo systemu magazynowego Studio WMS.net.

Podgląd nie rezerwuje towaru. Rezerwacja powstaje dopiero ze zlecenia wydania, już w magazynie - i to rozdzielenie jest celowe, bo inaczej każde spotkanie blokowałoby zapas na kilka dni.

Praca na telefonie i planowanie tras

Aplikacja mobilna na Androida i iOS jest uzupełnieniem wersji przeglądarkowej, nie jej okrojoną kopią. Korzysta z funkcji systemu telefonu: geolokalizacja pozwala zameldować się w punkcie sprzedaży, a trasa dojazdu układa się z listy zaplanowanych wizyt. Raport zatwierdzony w terenie synchronizuje się z bazą, więc biuro nie czeka na powrót przedstawiciela.

• Meldowanie w punkcie - potwierdzenie obecności z pozycji telefonu, zapisywane przy wizycie.
• Korekta planu w trakcie dnia - kolejność wizyt zmieniana na telefonie, bez telefonu do biura.

Rola merchandisera ma własny ekran startowy w telefonie: trasa dnia ze sklepami i zameldowaniem, audyt półki (braki, fronty, ceny, zdjęcie) oraz zamówienie uzupełniające tworzone z braków wykrytych w audycie.

Formularz rejestracji wizyty przygotowaliśmy pod obsługę jedną ręką, bo druga trzyma zwykle teczkę albo kierownicę. Układ pól dostosowujemy przy wdrożeniu do tego, co dany zespół sprzedaży wpisuje przy każdym spotkaniu.

Praca w terenie w branży FMCG czy przy obsłudze hurtowni oznacza kilkanaście punktów dziennie. Telefon z aplikacją zastępuje wtedy notatnik, a nie komputer w biurze.

Kierownik regionu i dyrektor handlowy

Kierownik widzi swój zespół, dyrektor - całą firmę. Obie role zaczynają od pulpitu: kto ma dziś wizyty, ile sprzedał w miesiącu i gdzie handlowiec zameldował się po raz ostatni, razem z odległością zameldowania od adresu klienta. Kierownik zatwierdza zamówienia zatrzymane blokadą i przegląda wspólny kalendarz zespołu, w którym każdy handlowiec ma swój kolor.

Dyrektor dostaje ten sam układ bez ograniczenia do regionu, a do tego ranking handlowców według sprzedaży netto oraz rejestr klientów klasy A - tych, od których zależy wynik.

Back office i synchronizacja z ERP

Obsługa zamówień pracuje na statusach: robocze, czekające na zgodę, w magazynie, do hurtowni, zafakturowane i odrzucone. Zamówienie z blokadą ERP trafia do kierownika, a to, co poszło do magazynu, wraca jako faktura. W wersji demo ten krok jest symulacją: wydanie ze Studio WMS.net zamienia się na fakturę z numerem KSeF jednym przyciskiem.

Każda wiadomość i rozmowa z klientem - SMS, e-mail, Teams, telefon - trafia do rejestru komunikacji, więc obsługa i handlowiec widzą to samo.

Portal klienta B2B

Klient, na przykład szpital, loguje się do własnego portalu. Widzi saldo, wolny limit i rabat stały, ostatnie zamówienia oraz faktury do zapłaty, a zamówienie składa sam z katalogu z cenami uzgodnionymi dla jego firmy. Zamówienie trafia do tego samego obiegu co zamówienia handlowca, więc nikt go nie przepisuje.

Powiadomienia i zamówienia

Od licencji Standard dochodzą powiadomienia wysyłane pocztą i wiadomością tekstową oraz obsługa cenników z zamówieniami. Szablony wiadomości i zdarzenia, które je wywołują, są ustawieniem słownikowym - ten sam mechanizm obsługuje powiadomienia w demo systemu awizacji dostaw Studio VSS.net. Handlowiec składa zamówienie u klienta, a system wysyła potwierdzenie bez przepisywania danych w biurze. Cennik przypisany do kontrahenta pilnuje, żeby rabat uzgodniony w umowie nie zależał od pamięci przedstawiciela.

Wymagania techniczne

Wersja demonstracyjna działa w przeglądarce na komputerze i tablecie. Aplikacja mobilna jest elementem licencji Standard oraz Procesor. Zestaw materiałów o module zebraliśmy w centrum informacji o Studio CRM.net.

Modele licencji i wdrożenia

Model chmurowy stawia system w infrastrukturze SoftwareStudio wraz z kopiami zapasowymi i aktualizacjami. Instalacja na własnym serwerze zostawia po stronie klienta kontrolę nad bazą i harmonogramem aktualizacji, co ma znaczenie przy głębszej integracji z lokalnym Studio WMS.net.

Porównaj wersje i funkcjonalność

Dokładny koszt licencji ustalany jest indywidualnie - poproś o wycenę.