Studio RMA.net to system obsługi reklamacji, zwrotów i serwisu: rejestracja zgłoszeń online, kontrola terminów rozpatrzenia, statusy i powiadomienia SMS oraz e-mail, a także raporty i statystyki reklamacji.
Czym jest Studio RMA.net
Studio RMA.net to system obsługi reklamacji, zwrotów i serwisu firmy SoftwareStudio. Porządkuje cały proces reklamacyjny - od rejestracji zgłoszenia, przez rozpatrzenie i naprawę, po zamknięcie i powiadomienie klienta. Zamiast rozproszonych maili i arkuszy firma prowadzi wszystkie reklamacje w jednym systemie, z kontrolą terminów i pełną historią zgłoszeń.
Menedżer działu zaczyna pracę od pulpitu ze statystykami: rankingiem najczęściej reklamowanych produktów, podziałem zgłoszeń według żądań klientów oraz liczbą reklamacji dodanych w poszczególnych dniach. Dzięki temu od razu widać, gdzie pojawiają się problemy jakościowe.
Pulpit statystyk reklamacji z wykresami i rankingiem produktów
Najczęściej reklamowane produkty, typy żądań i dobowa liczba zgłoszeń na jednym pulpicie.
Statystyki reklamacji ułatwiają zarządzanie reklamacjami - pokazują skalę zgłoszeń i pomagają wskazać produkty lub dostawców wymagających uwagi.
Kolejka reklamacji i kontrola terminów
Nowe zgłoszenia trafiają do kolejki reklamacji z numerem RMA, datą przyjęcia oraz terminem rozpatrzenia. Kolorowy licznik dni - od zielonego po czerwony - pokazuje, które reklamacje są najpilniejsze, dzięki czemu obsługa dotrzymuje terminów i unika przeterminowanych spraw.
Lista nowych reklamacji z terminem rozpatrzenia i licznikiem dni
Kolorowy licznik dni pokazuje, które reklamacje najpilniej wymagają rozpatrzenia.
Rejestracja nowej reklamacji
Nową reklamację rejestruje się w czytelnym formularzu, który zbiera dane reklamującego, sposób powiadomienia (SMS lub e-mail) oraz opis reklamowanego produktu i wady. Zgłoszenie można też przyjąć bezpośrednio z obsługi reklamacji online, gdy klient wypełnia formularz na stronie internetowej firmy.
Formularz dodawania nowej reklamacji
Nowa reklamacja to dane zgłaszającego, sposób powiadomienia i opis wady produktu w jednym formularzu.
Po zapisaniu zgłoszenia system automatycznie powiadamia klienta o przyjęciu reklamacji i nadaje jej numer RMA, który służy do dalszego śledzenia sprawy.
Proces obsługi i statusy reklamacji
Rozpatrzenie reklamacji przebiega przez kolejne statusy - od nowej, przez w realizacji, po rozpatrzoną i zamkniętą. Widok kalendarza z kolumnami statusów pozwala planować i monitorować obsługę na osi czasu, a każda zmiana statusu może uruchomić powiadomienie do klienta.
Kalendarz reklamacji z podziałem na statusy w widoku tygodnia
Kolumny statusów pozwalają śledzić reklamacje na osi czasu według etapu obsługi.
Serwis, komunikacja i zastosowanie
Studio RMA.net prowadzi komunikację z klientem przez SMS i e-mail na każdym etapie: potwierdzenie przyjęcia, aktualizacje statusu oraz informację o decyzji. Moduł serwisu i napraw śledzi zadania serwisowe, koszty i dostępność części zamiennych, a także zarządza gwarancjami i umowami serwisowymi. Do zgłoszeń można dołączać zdjęcia i dokumenty, co przyspiesza diagnozę. System działa w przeglądarce i integruje się z systemami ERP, dlatego dane reklamacyjne przepływają razem z dokumentami sprzedaży i magazynu. Rozbudowaną wersję poznasz na stronie systemu Studio RMA.net, a działanie sprawdzisz w demo reklamacji.
Z rozwiązania korzystają producenci, dystrybutorzy, sklepy internetowe oraz serwisy, które obsługują reklamacje B2B i B2C. Wszędzie tam, gdzie liczy się dotrzymywanie terminów i przejrzysta komunikacja z klientem, uporządkowany proces reklamacyjny podnosi jakość obsługi i ogranicza koszty.