Demo Dokumenty pokazuje archiwum plików firmowych z kontrolą dostępu i ścieżką obiegu. Dokument powstaje z nagłówka i pozycji, trafia do wyszukiwarki wielokryterialnej, a na końcu daje się wydrukować albo pobrać jako PDF.
Co pokazuje wersja demonstracyjna
Dokumenty.net porządkuje pliki, które w większości firm leżą na dyskach sieciowych bez opisu i bez historii zmian. Wersja demonstracyjna działa w przeglądarce, na przygotowanym zestawie danych. Nie trzeba niczego instalować ani zakładać konta.
Obsługa dokumentu opiera się na tym samym mechanizmie, którego używają pozostałe systemy SoftwareStudio. Dokument ma nagłówek z danymi porządkowymi i listę pozycji, a każdy zapis zostaje w bazie wraz z informacją, kto go utworzył. Dzięki temu ekrany z modułu paletowego, pokazane niżej na zrzutach, odpowiadają temu, co widać w module dokumentów.
- Archiwum plików - katalog dokumentów z opisem, dostępny z przeglądarki bez klienta na stanowisku.
- Wyszukiwarka wielokryterialna - filtr łączący warunki z kilku pól naraz, z przełącznikiem trybu.
- Foldery ShareFiles - podział na zasoby prywatne i udostępnione, z uprawnieniem nadawanym osobno.
- Wydruk i eksport - generowanie pliku PDF z wyborem wersji językowej.
Jak powstaje dokument
Rejestracja zaczyna się od wyboru rodzaju dokumentu. Rodzaj decyduje o tym, jakie pola są obowiązkowe i czy zapis wpływa na saldo kontrahenta. Dopiero po tym wyborze formularz pokazuje resztę nagłówka.
| Część dokumentu | Zawartość | Po co |
|---|---|---|
| Nagłówek | Rodzaj dokumentu, kontrahent, adres dostawy, kierowca, numer kwitu. | Wiąże zapis w bazie z papierem, który krąży poza systemem. |
| Pozycje | Indeks, lokalizacja, ilość, uwagi do wiersza. | Opisuje, czego dokument dotyczy, w rozbiciu na pojedyncze wiersze. |
| Załączniki | Pliki dołączone do zapisu, na przykład skan potwierdzenia. | Trzyma dowód razem z dokumentem, zamiast w osobnym folderze na dysku. |
Numer kwitu jest tu polem ważniejszym, niż wygląda. To on pozwala połączyć zapis elektroniczny z dokumentem papierowym wręczonym kierowcy, a przy reklamacji rozstrzyga, o którą dostawę chodzi.
Zapis niezatwierdzony czeka w buforze i można go poprawić bez wystawiania korekty. Po zatwierdzeniu dokument wchodzi do archiwum i zmienia dane, na których pracują raporty - od tego momentu poprawka wymaga osobnego dokumentu korygującego.
Odszukanie dokumentu w archiwum
Archiwum bez sprawnego wyszukiwania zamienia się w cyfrową szufladę. Filtr w oknie wyszukiwarki przyjmuje warunki z kilku pól naraz, a przełącznik decyduje, czy wynik ma spełniać wszystkie warunki, czy dowolny z nich. Przy kilkudziesięciu tysiącach zapisów różnica między tymi trybami to różnica między jedną pozycją a listą, której nikt nie przegląda.
| Pole filtru | Warunek | Typowe użycie |
|---|---|---|
| Numer kwitu | zawiera | Fragment numeru przepisany z papieru, gdy część znaków jest nieczytelna. |
| Kontrahent | równa się | Zestawienie dokumentów jednego dostawcy do uzgodnienia salda. |
| Przewoźnik | równa się | Reklamacja przypisana do firmy transportowej. |
| Kierowca | równa się | Ustalenie, kto odebrał konkretną partię towaru. |
| Asortyment | równa się | Historia obrotu jednym indeksem w wybranym okresie. |
Wyszukiwanie po treści pliku to osobny mechanizm, realizowany przez indeks pełnotekstowy silnika bazy. Zasady budowy takiego indeksu opisuje dokumentacja wyszukiwania pełnotekstowego SQL Server. Bez niego zapytanie musiałoby czytać całą tabelę, co przy archiwum liczonym w gigabajtach kończy się długim oczekiwaniem i blokadami.
Wydruk i plik PDF
Okno wydruku generuje dokument po stronie serwera i zwraca gotowy plik. Wersję językową wybiera się przed generowaniem, więc ten sam dokument da się wydać kontrahentowi krajowemu i zagranicznemu bez zmiany ustawień konta.
- Format wyjściowy - PDF do pobrania albo wydruk bezpośrednio z podglądu.
- Nagłówek wydruku - dane firmy, typ dokumentu, numer i data, pobierane z zapisu, nie z szablonu pliku.
Foldery prywatne i publiczne w ShareFiles
ShareFiles dzieli zasoby na dwie grupy. Folder prywatny widzi tylko właściciel, publiczny - wskazani użytkownicy albo partner zewnętrzny. Uprawnienie nadaje się osobno dla folderu, więc przeniesienie pliku między katalogami zmienia krąg odbiorców bez wysyłania go pocztą.
- Zasięg folderu - prywatny dla jednego konta albo publiczny dla wskazanej grupy.
- Nadawanie uprawnień - osobno dla folderu i osobno dla pojedynczego dokumentu.
- Dostęp partnera - konto zewnętrzne widzi wyłącznie udostępniony katalog, bez reszty archiwum.
- Ślad operacji - zapis, kto utworzył dokument i kiedy trafił do folderu.
Ścieżka obiegu dokumentu
Obieg opisuje, przez czyje ręce przechodzi dokument, zanim trafi do archiwum. Ścieżkę definiuje się dla rodzaju dokumentu, a nie dla pojedynczego pliku, więc każde nowe zgłoszenie tego samego typu idzie tą samą drogą. Zmiana osoby na etapie akceptacji nie wymaga poprawiania dokumentów już wystawionych.
Ścieżka obiegu jest ustawieniem, nie funkcją do włączenia. Przed wdrożeniem trzeba ustalić, kto akceptuje dany rodzaj dokumentu i co się dzieje przy odmowie - system odwzoruje decyzję organizacyjną, ale jej nie podejmie.
Wymagania techniczne
Stanowisko pracy potrzebuje wyłącznie przeglądarki. Cała logika i archiwum zostają po stronie serwera, dzięki czemu praca zdalna nie wymaga kopiowania plików na komputer użytkownika.
| Element | Wymaganie |
|---|---|
| System operacyjny stanowiska | Windows, Android, macOS |
| Środowisko serwerowe | IIS Server, SQL Server |
| Dostęp | Przeglądarka internetowa, bez instalacji na stanowisku |
| Wersje językowe | polska, angielska |
Moduł dokumentów rzadko pracuje sam. Najczęściej stoi obok systemu magazynowego albo paletowego, a wtedy ten sam zapis widać w obu miejscach - zobacz demo systemu magazynowego Studio WMS.net oraz demo programu do palet i opakowań zwrotnych.
Praca na dokumentach w praktyce
Obsługę dokumentów w systemach SoftwareStudio najlepiej pokazać na konkretnych ekranach. Poniższe zrzuty pochodzą z modułu paletowego Studio PWS.net, który korzysta z tego samego mechanizmu rejestrowania, wyszukiwania i wydruku dokumentów co Demo Dokumenty. Widać na nich rejestrację zapisu i jego odszukanie w wyszukiwarce, a na końcu wydruk do pliku PDF. Zbliżone rozwiązania obsługują też kwity paletowe i inne dokumenty magazynowe, a pełną listę systemów z wersjami demo zebraliśmy na stronie programy SoftwareStudio. Kliknięcie powiększa obraz.
Formularz nowego dokumentu - nagłówek i pozycje
Rejestrowanie dokumentu zaczynasz od wyboru rodzaju dokumentu, kontrahenta i pozycji.
Wyszukiwarka dokumentów z filtrem wielokryterialnym
Odszukaj dokument po numerze kwitu, kontrahencie, przewoźniku, kierowcy lub asortymencie.
Wydruk dokumentu w formacie PDF
Gotowy dokument możesz wydrukować lub pobrać jako plik PDF, z wyborem języka.