Strona opisuje profil chemiczny Studio CRM.net: dokumentację SDS, TDS i CoA przy ofercie, stan dostępny z WMS z podziałem na szarże, ewidencję próbek technologicznych oraz saldo opakowań IBC.
Specyfika sprzedaży chemii przemysłowej
Dystrybucja surowców i produktów chemicznych rządzi się prawami, których nie uwzględniają programy biurowe. Każda transakcja wiąże się z odpowiedzialnością formalną: numerem partii, certyfikatem analitycznym (CoA), kartą charakterystyki (SDS) i procedurami składowania, w tym ADR. CRM zapisujący same numery telefonów i notatki w tym środowisku zawodzi.
Przedstawiciel techniczno-handlowy rozmawia nie tylko z zakupami, ale też z technologiem, kierownikiem kontroli jakości i dyrektorem produkcji. Pracuje więc na specyfikacjach, próbach i wynikach badań. W standardowym modelu pracy powtarzają się cztery bariery.
- Handlowiec w terenie nie wie, czy produkt jest w magazynie, czy został już zarezerwowany pod inną realizację.
- Wysyłka oferty wymaga ręcznego szukania aktualnych kart charakterystyki na dyskach sieciowych.
- Próbki wysyłane do prób laboratoryjnych nie mają ewidencji, więc nikt nie pilnuje statusu wdrożenia surowca u klienta.
- Drogie opakowania wielokrotnego użytku, jak paleto-kontenery IBC i beczki, rozlicza się poza systemem.
Profil chemiczny jest planowany w kolejnych wydaniach nowego demo. Zakres poniżej opisuje kierunek i to, co konfigurujemy we wdrożeniu. Ogólne informacje o stanie prac znajdziesz w centrum Studio CRM.net.
Karty charakterystyki i dokumentacja techniczna pod ręką
Zgodnie z przepisami REACH i CLP dostawca substancji lub mieszaniny musi przekazać odbiorcy aktualną kartę charakterystyki najpóźniej w dniu pierwszej dostawy. Błąd w tym obszarze grozi wstrzymaniem produkcji u klienta i karami administracyjnymi. W profilu chemicznym kartoteka indeksu jest powiązana z biblioteką dokumentów.
Co dołącza się do oferty
- Karta charakterystyki (SDS). System przechowuje wersję i datę dokumentu, a klient dostaje odnośnik do najnowszej.
- Karta techniczna (TDS). Handlowiec pokazuje na tablecie lepkość, gęstość, pH i zawartość ciał stałych bez szukania PDF-a.
- Certyfikat analityczny (CoA). Przy rezerwacji konkretnej szarży pobiera się certyfikat przypisany do jej numeru.
Pilnowanie wersji i blokadę wysyłki oferty, gdy brakuje aktualnej karty, ustawiamy we wdrożeniu jako regułę - zależy ona od polityki jakości klienta. Karty charakterystyki i atesty są w standardzie załącznikami do kartoteki, a ich wysyłka z karty klienta jest jednym z elementów profilu.
Stany magazynowe w terenie dzięki integracji z WMS
Jednym z częstszych powodów utraty kontraktu jest obiecanie terminu, którego logistyka nie dotrzyma. W chemii „na stanie” nie znaczy „do sprzedaży”: partia może czekać na zwolnienie z kwarantanny albo być zarezerwowana pod kontrakt. Dlatego Studio CRM.net czyta dostępność bezpośrednio ze Studio WMS.net.
- Stan dostępny, nie tylko fizyczny. System odlicza aktywne rezerwacje i pokazuje wolny stan handlowy.
- Status partii. Widać, czy partia jest zwolniona do obrotu, czy jeszcze w kwarantannie.
- Klasy ADR. Atrybut ADR w kartotece pomaga oszacować koszt transportu już przy wycenie.
- Rezerwacja z tabletu. Zatwierdzone zamówienie trafia do WMS jako zlecenie wydania i blokuje tonaż, co wyklucza podwójną sprzedaż szarży.
Podgląd stanu sam niczego nie blokuje. Rezerwacja powstaje z zatwierdzonego zamówienia albo, opcjonalnie, z rezerwacji czasowej zatwierdzonej przez kierownika. Pełny opis integracji znajdziesz w artykule CRM zintegrowany z WMS i ERP.
Próbki i badania technologiczne u klienta
Wejście z nowym surowcem do receptury klienta trwa od kilku tygodni do kilkunastu miesięcy. Najpierw handlowiec dostarcza próbkę, którą bada dział badań i rozwoju. Bez nadzoru nad tym etapem firma traci kontrolę nad dziesiątkami wysłanych próbek.
- Ewidencja wydania próbki z numerem partii i kompletem dokumentów analitycznych.
- Test produktu z okresem, wynikiem i decyzją, zapisany przy kartotece zakładu.
- Standaryzowana karta oceny technologicznej: zgodność parametrów, zachowanie w formulacji, uwagi technologów.
- Przejście z zakończonego testu do oferty handlowej jednym kliknięciem.
Opakowania zwrotne i paleto-kontenery IBC
Płynne surowce jeżdżą w drogich pojemnikach: IBC (mauzerach 1000 l), beczkach stalowych i zbiornikach kwasoodpornych. Brak rzetelnego rozliczenia zamraża kapitał i prowadzi do sporów z odbiorcami. Ewidencję opakowań zwrotnych prowadzi Studio PWS.net, a CRM pokazuje jej wynik w karcie klienta.
Alert o przekroczeniu bezpłatnego okresu przetrzymywania pojemników daje podstawę do naliczenia kaucji lub opłaty dzierżawnej. Zasady alertu ustalamy z klientem we wdrożeniu.
Praca w terenie i zakłady bez zasięgu
Handlowcy odwiedzają zakłady na obrzeżach miast i hale ze stalową konstrukcją, gdzie zasięg bywa słaby. Ekrany systemu wymagają połączenia, dlatego opisujemy wprost, co planujemy: kolejkę raportu wizyty i zdjęć w przeglądarce oraz pobieranie rano kart klientów z trasy dnia. Notatka głosowa przekształcana w tekst jest funkcją demonstracyjną z kolejnych wydań. Zasady są opisane w artykule mobilny CRM w terenie.
Dzień doradcy technicznego w chemii
Doradca odwiedza trzy do pięciu zakładów dziennie: audytuje linię lub stację mycia, sprawdza dozowniki, rozmawia z utrzymaniem ruchu i BHP oraz przekazuje karty charakterystyki. W karcie zakładu ma zakładkę „Urządzenia u klienta” (dozowniki, stacje dozujące, myjki) z przeglądami i wezwaniami serwisowymi oraz szacowane zużycie i prognozę terminu kolejnej dostawy.
Audyty i wskaźniki dla kierownika
Formularze audytów wypełnia się podczas wizyty, a wyniki zasilają pulpit kierownika regionu. Dla tego profilu przygotowujemy: „Audyt linii myjącej”, „Kontrola dozowników” i „Audyt BHP stanowiska chemicznego”, z pomiarami stężenia, temperatury i zużycia.
- Liczba urządzeń zainstalowanych u klientów i ich przychód.
- Testy w toku i skuteczność testów.
- Zużycie w porównaniu z prognozą.
- Przeglądy urządzeń po terminie.
Scenariusz pokazu w trzy minuty
Tak planujemy pokaz tego profilu w nowym demo. Każdy krok można powtórzyć na własnych danych podczas prezentacji u klienta.
- Zakład. Karta z urządzeniami i ostatnim audytem.
- Audyt linii. Pomiary, zdjęcie i zalecenie na tablecie.
- Protokół. PDF z podpisem klienta na ekranie.
- Wysyłka. Protokół i karta charakterystyki e-mailem z karty klienta.
- Szansa. Kontrakt roczny dopisany do lejka sprzedaży.
Zakres demo i wdrożenia
| Funkcja | Status | Uwaga |
|---|---|---|
| Urządzenia u klienta, audyty z pomiarami, testy produktu | Kolejne wydania demo | Profil chemiczny w kolejnych wydaniach demo. |
| Stan dostępny z WMS z partiami i terminami | Pierwsze wydanie demo | Podgląd nie rezerwuje towaru. |
| Biblioteka SDS, TDS, CoA i wysyłka z karty klienta | Kolejne wydania demo | Załączniki do kartoteki indeksu i partii. |
| Wersjonowanie kart i blokada oferty bez aktualnej karty | Wdrożenie u klienta | Reguła zależna od polityki jakości klienta. |
| Saldo opakowań IBC w karcie klienta | Wdrożenie u klienta | Dane z ewidencji opakowań zwrotnych. |