Artykuł pokazuje, jak Studio CRM.net łączy się z magazynem Studio WMS.net i systemami ERP: skąd bierze stan dostępny, ceny i rozrachunki, co robi z zamówieniem oraz co działa w demo, a co we wdrożeniu.
Dlaczego CRM powinien znać magazyn i ERP
Większość programów CRM to odizolowane bazy kontaktów. Handlowiec wpisuje do nich notatki, ale o tym, czy może coś obiecać klientowi, dowiaduje się z innych systemów: dzwoni do logistyki, pyta księgowość o saldo, szuka cennika w arkuszu. Każdy telefon wydłuża wizytę i zwiększa ryzyko błędu.
Studio CRM.net działa na platformie StudioSystem ST razem z magazynem Studio WMS.net, więc stan dostępny, partie i status wydania są czytane z tej samej bazy. Dane finansowe i cenniki przychodzą z ERP przez adapter. Wynik to karta klienta, w której handlowiec widzi to, co potrzebuje do rozmowy.
W demo dane z ERP są symulowane i oznaczone na ekranie. Adaptery do konkretnych ERP to prace wdrożeniowe. Stan z WMS jest prawdziwy, bo magazyn i CRM działają w jednej bazie. Szczegóły stanu prac: Studio CRM.net.
Stan magazynowy w oknie oferty
Najczęstszy błąd handlowca terenowego to sprzedaż towaru, którego magazyn fizycznie nie ma albo który jest zarezerwowany pod inny proces. W Studio CRM.net stan dostępny jest widoczny w oknie tworzenia oferty i zamówienia, z podziałem na magazyny, partie i terminy ważności.
- Bez cen zakupu. Handlowiec widzi stan i dostępność, ale ceny zakupu i marże są ukryte, a w trybie prezentacji na tablecie wyłączone.
- Podgląd nie rezerwuje. Sam odczyt stanu niczego nie blokuje. Rezerwacja powstaje z zatwierdzonego zamówienia lub, opcjonalnie, z rezerwacji czasowej zatwierdzanej przez kierownika.
- Status po wydaniu. Numer dokumentu wydania i list przewozowy wracają do karty klienta z dokumentów WMS.
Przykład branżowy opisujemy na stronie CRM dla dystrybutorów chemii: tam różnica między stanem fizycznym a dostępnym decyduje o terminie dostawy dla klienta.
Dane z ERP - kartoteki, ceny i rozrachunki
System ERP pozostaje właścicielem danych finansowych i cen. CRM jest właścicielem relacji i aktywności. Dlatego wymiana jest dwukierunkowa, ale z jasnym podziałem odpowiedzialności.
| Kierunek | Dane | Częstotliwość |
|---|---|---|
| ERP do CRM | kontrahenci, warunki płatności, grupy cenowe, cenniki indywidualne, rabaty | co 15-60 minut i na żądanie |
| ERP do CRM | rozrachunki: saldo, przeterminowane, limit kupiecki, blokada sprzedaży | co 5-15 minut i przy otwarciu karty |
| ERP do CRM | faktury z numerem KSeF i płatności | co 15 minut |
| CRM do ERP | zamówienie, nowy kontrahent, korekta danych | online przez kolejkę z ponowieniami |
Kolejka zapisuje błędy w widoczny sposób dla pracownika back office, a ponowienia są idempotentne - to samo zamówienie nie wejdzie do ERP dwa razy. Metody wymiany wystawiamy przez usługę API platformy ST z katalogiem metod.
Limit kupiecki i blokady sprzedaży
Sprzedaż do klienta z przeterminowanymi należnościami to problem finansowy, który handlowiec często poznaje po fakcie. Karta klienta pokazuje saldo, przeterminowane faktury i wykorzystanie limitu, a zamówienie z blokadą z ERP trafia do kierownika z linkiem do zatwierdzenia. Zasady pracy z limitem w terenie opisuje poradnik limity kupieckie i windykacja w terenie.
W demo obieg wygląda tak: handlowiec składa zamówienie, system sprawdza limit i saldo w symulowanym ERP, zatwierdzone zamówienie powstaje w WMS jako zlecenie wydania, a w zakładce „Finanse” widać faktury z fikcyjnym numerem KSeF. W produkcyjnym wdrożeniu te dane przychodzą z ERP klienta.
Integracja CRM z ERP - Comarch Optima i XL, enova365, Subiekt nexo, SAP
Planujemy adaptery do Comarch ERP XL i Optima, enova365, Subiekt nexo, Symfonii i SAP Business One. Powiadomienia o statusie dostawy dla klienta opisujemy na stronie o komunikacji przez SMS i e-mail. Adapter może korzystać z API systemu ERP, widoków SQL albo plików wymiany. Wybór zależy od tego, co udostępnia konkretna instalacja ERP klienta.
W 2026 roku wiele firm porządkuje sprzedaż przy okazji wdrożenia KSeF, więc jest to dobry moment, by dołączyć CRM do obiegu danych. Różnice między wdrożeniem w chmurze a na serwerze klienta opisujemy w poradniku CRM w chmurze SaaS czy na własnym serwerze.
Zakres demo i wdrożenia
| Funkcja | Status | Uwaga |
|---|---|---|
| Stan dostępny z WMS w karcie klienta | Pierwsze wydanie demo | Widoki WMS w tej samej bazie, bez cen zakupu. |
| Rozrachunki i limit z ERP | Pierwsze wydanie demo | W demo symulowane, z oznaczeniem na ekranie. |
| Zamówienie z CRM jako zlecenie wydania w WMS | Kolejne wydania demo | Wydanie z lejka sprzedaży i zamówień. |
| Adaptery do konkretnego ERP | Wdrożenie u klienta | Zakres i częstotliwość ustalamy po analizie. |
| Rezerwacja czasowa za zgodą kierownika | Wdrożenie u klienta | Opcja konfigurowana dla klienta. |