Strona opisuje profil medyczny Studio CRM.net: kartoteki placówek, oddziałów i lekarzy, ewidencję próbek z protokołem, karty przetargów z alertami oraz ograniczenia pracy bez zasięgu.
System CRM dla branży medycznej - czym różni się od zwykłego
Przedstawiciel handlowy w branży medycznej rzadko sprzedaje jednej osobie. Decyzję o zakupie wyrobu medycznego podejmuje ordynator, pielęgniarka oddziałowa, apteka szpitalna i dział zamówień, a formalnie często rozstrzyga ją przetarg publiczny. Do tego dochodzą próbki i sprzęt do testów, które trzeba rozliczyć co do sztuki i terminu.
Profil medyczny Studio CRM.net odwzorowuje ten świat: placówka ma oddziały, oddziały mają osoby, a przetargi, umowy i próbki są osobnymi obiektami z historią. To jeden z dwóch profili planowanych w pierwszym wydaniu nowego demo. Ogólny opis całego systemu znajdziesz w centrum Studio CRM.net.
Baza lekarzy, oddziałów i placówek
Kartoteka kontrahenta ma strukturę placówka, oddział, osoba. Przy placówce zapisujesz typ (szpital, przychodnia, apteka, ośrodek prywatny), liczbę łóżek i numer w rejestrze podmiotów leczniczych. Przy osobie specjalizację, stanowisko, preferowany kanał i godziny kontaktu.
Numer prawa wykonywania zawodu jest polem opcjonalnym i konfigurowalnym - wymagamy go tylko wtedy, gdy klient tego chce. Zgody na kontakt SMS i e-mail zapisujemy osobno dla każdego kanału, z historią zmian, a prawo do usunięcia danych realizujemy anonimizacją osoby z zachowaniem dokumentów.
Ewidencja próbek i sprzętu testowego
Próbki handlowe, materiały edukacyjne i sprzęt wydany do testów to najczęstszy punkt sporu między działem handlowym a kontrolą wewnętrzną. W Studio CRM.net wydanie próbki jest operacją magazynową w WMS (wydanie z magazynu marketingowego), a CRM dopisuje do niej klienta, osobę i protokół.
| Pole ewidencji | Co zapisujemy | Po co |
|---|---|---|
| Identyfikacja | numer seryjny, partia, kod UDI | Odnalezienie wyrobu przy reklamacji lub wycofaniu partii. |
| Termin ważności | data z kartoteki partii w WMS | Alert „próbka po terminie zwrotu” w ekranie „Mój dzień”. |
| Przekazanie | osoba, oddział, data, podpis na ekranie | Dowód przekazania w formie PDF z podpisem odręcznym. |
| Zwrot | data, stan, osoba przyjmująca | Przyjęcie z powrotem na stan w WMS i zamknięcie zadania. |
Przetargi, umowy i terminy
Sprzedaż do szpitali publicznych wymaga pilnowania kalendarza: wadium, pytań do zamawiającego, złożenia oferty i otwarcia. Karta przetargu prowadzi przez sześć etapów, a kalendarz handlowca pokazuje terminy w kolorze czerwonym, kiedy zbliżają się do końca.
Po wyborze oferty karta przetargu przechodzi w kartę umowy: wartość, ile zamówiono z umowy, termin końca i aneksy. Kierownik regionu widzi wartość przetargów otwartych, ich skuteczność i wykorzystanie umów na jednym pulpicie.
Zgodność i bezpieczeństwo danych
System ewidencjonuje próbki, materiały i przekazania, ale nie ocenia zgodności z przepisami. Reklama wyrobów medycznych podlega ustawie o wyrobach medycznych z 2022 roku (rozdział o reklamie obowiązuje od 2023 roku), a odpowiedzialność za treść materiałów pozostaje po stronie firmy. Pomagamy za to udokumentować, kto, kiedy i co otrzymał.
Deklaracje zgodności, certyfikaty CE i instrukcje użytkowania przechowujesz jako załączniki do kartoteki wyrobu i wysyłasz z karty klienta. Lokalizację GPS zapisujemy wyłącznie przy zameldowaniu i zamknięciu wizyty, a mapa zespołu pokazuje ostatnie zameldowanie, nie bieżącą pozycję.
Aplikacja mobilna dla przedstawiciela medycznego - tablet w szpitalu
Wizyty odbywają się na oddziałach, w aptekach szpitalnych i w pomieszczeniach, w których sieć bywa słaba. Aplikacja działa w przeglądarce telefonu lub tabletu i wymaga połączenia, dlatego w kolejnych wydaniach planujemy kolejkę raportu wizyty w pamięci przeglądarki. Raport czeka tam oznaczony „czeka na wysłanie” i trafia do systemu po odzyskaniu sieci. Szczegóły opisujemy na stronie mobilny CRM w terenie.
Dzień przedstawiciela medycznego
Typowy dzień to cztery do sześciu wizyt w szpitalach, przychodniach i aptekach: rozmowa z ordynatorem, pielęgniarką oddziałową, działem zamówień i apteką szpitalną, wydanie próbek lub sprzętu do testów oraz kontrola terminów przetargów. Ekran „Mój dzień” pokazuje wizyty w kolejności trasy i przypomina o przetargach z terminem w ciągu siedmiu dni.
Audyty i wskaźniki dla kierownika
Formularze audytów wypełnia się podczas wizyty, a wyniki zasilają pulpit kierownika regionu. Dla tego profilu przygotowujemy: „Kontrola sprzętu u klienta” (stan, przegląd, szkolenie personelu) oraz „Wizyta edukacyjna” (temat i uczestnicy).
- Wartość przetargów otwartych i ich skuteczność.
- Wykorzystanie umów przetargowych.
- Próbki wydane, zwrócone i po terminie zwrotu.
- Liczba wizyt na oddziałach w miesiącu.
Scenariusz pokazu w trzy minuty
Tak planujemy pokaz tego profilu w nowym demo. Każdy krok można powtórzyć na własnych danych podczas prezentacji u klienta.
- Mój dzień. Cztery wizyty na ekranie i alert o przetargu.
- Szpital. Karta z oddziałami i osobami kontaktowymi.
- Przetarg. Termin złożenia oferty za trzy dni, wyróżniony w kalendarzu.
- Aparat do testów. Wydanie z magazynu marketingowego i podpis na tablecie.
- Zadanie. Odbiór sprzętu za 14 dni dopisany do kalendarza.
Zakres demo i wdrożenia
| Funkcja | Status | Uwaga |
|---|---|---|
| Struktura placówki, oddziały, osoby | Pierwsze wydanie demo | W planowanych danych demo: 15 fikcyjnych szpitali, 25 przychodni i aptek oraz 120 osób. |
| Ewidencja próbek z protokołem i podpisem | Pierwsze wydanie demo | Wydanie z magazynu marketingowego WMS. |
| Karta przetargu, umowy, alerty terminów | Kolejne wydania demo | Kalendarz przetargów dla handlowca i kierownika. |
| Kolejka raportu bez zasięgu | Kolejne wydania demo | Pełny tryb offline z lokalną bazą jest poza zakresem demo. |
| Kody UDI, rejestry branżowe, numery PWZ | Wdrożenie u klienta | Zakres pól i walidacja zależą od wymagań klienta. |
Dane demo są fikcyjne. Dotychczasowe demo Studio CRM.net bez profilu medycznego uruchomisz na stronie Demo CRM, a magazyn marketingowy zobaczysz w demo WMS.net.