Artykuł opisuje mechanizm komunikacji w Studio CRM.net: kolejkę zdarzeń, kanały SMS, e-mail i Teams, szablony, zgody oraz to, co działa w demo, a co jest planowane lub wdrażane.
Komunikacja z klientem w jednym miejscu
Handlowiec komunikuje się z klientem wieloma kanałami: telefonem, e-mailem, SMS-em i spotkaniami online. Zarząd i kierownik sprzedaży chcą widzieć pełny obraz ustaleń, a nie fragmenty rozrzucone po skrzynkach. Studio CRM.net zapisuje każdą wysyłkę z powiązaniem z kontrahentem i osobą, więc widać ją na osi czasu klienta.
Mechanizm opiera się na zdarzeniach. Gdy handlowiec planuje wizytę z opcją powiadomienia, system w tej samej transakcji dopisuje wiersz do kolejki, a usługa działająca w tle wysyła wiadomość i zapisuje wynik.
W demo żadna wiadomość nie wychodzi na zewnątrz. Zamiast wysyłki widać podgląd treści na ekranie. Pełny zakres opisuje tabela na końcu strony, a przegląd systemu znajdziesz w centrum Studio CRM.net.
Powiadomienia SMS dla klientów
SMS jest najskuteczniejszym kanałem przy krótkich komunikatach: przypomnieniu o jutrzejszej wizycie, informacji o spóźnieniu albo kodzie potwierdzającym odbiór. Spóźnienie handlowiec zgłasza jednym dotknięciem z planu dnia na telefonie (mobilny CRM). System wysyła wiadomości przez bramkę SMSAPI lub SerwerSMS, a odpowiedzi klientów wracają przez webhook.
- Treść z szablonu, na przykład „Dzień dobry, handlowiec będzie u Państwa jutro około 10:00”.
- Zgoda na SMS jest sprawdzana osobno dla każdej osoby kontaktowej.
- Limit dzienny na konto i godziny wysyłki bez nocy ustawiamy w parametrach.
- Kod potwierdzenia odbioru (OTP) jest alternatywą, gdy klient nie może złożyć podpisu na ekranie.
Rejestrowanie e-maili bez kopiowania treści
E-maile wysyłane z systemu, takie jak oferta z linkiem śledzącym, podziękowanie po wizycie czy protokół w PDF, wychodzą przez SMTP lub Microsoft Graph z logowaniem OAuth. Dodatkowo usługa archiwizacji skrzynek zapisuje korespondencję, a zadaniem wdrożeniowym jest dopięcie wiadomości do kontrahenta po adresie nadawcy lub odbiorcy.
Dzięki temu handlowiec nie kopiuje treści ręcznie do kartoteki, a dane o dostawach z magazynu (integracja z WMS i ERP) trafiają do tej samej osi. Pełna historia relacji (e-mail, telefon, spotkanie, SMS) jest dostępna dla każdego uprawnionego pracownika. To gwarantuje płynne zastępstwo przy urlopie lub rotacji personelu.
Powiadomienia w Microsoft Teams
Zespół wsparcia sprzedaży albo kierownik może dostawać komunikaty o wygranej dużej ofercie, przetargu lub zamówieniu z blokadą, o której piszemy w poradniku o limitach kupieckich. W pierwszym kroku wysyłamy e-mail na adres kanału Teams, który działa bez zmian w usłudze wysyłki. Stare Incoming Webhook w Teams wygasa, więc docelowo przewidujemy zadanie wywołujące Workflows (Power Automate) w kanale.
Spotkanie w Teams może mieć link w karcie wizyty. W pierwszych wydaniach handlowiec wkleja go ręcznie, a automatyczne tworzenie spotkań przez Microsoft Graph jest planem na później.
Szablony i zdarzenia
| Zdarzenie | Kanał | Warunek |
|---|---|---|
| Przypomnienie o wizycie | SMS | zgoda SMS osoby |
| Podziękowanie po wizycie | zgoda e-mail | |
| Oferta | e-mail z PDF i linkiem | handlowiec wysyła z karty klienta |
| Status dostawy | SMS lub e-mail | zdarzenie z dokumentu wydania w WMS |
| Raport dzienny zespołu | codziennie o 18:00 do kierownika |
Komunikacja na ekranach demo
Powiadomienia i korespondencja trafiają do jednego rejestru, a z karty klienta można wysłać wiadomość z szablonu. Poniższe zrzuty pochodzą z demo, w którym wiadomości nie wychodzą na zewnątrz, a widać ich treść i wpis w historii.
Rejestr komunikacji z klientami
Każda wiadomość i rozmowa z klientem w jednym rejestrze - kanał, odbiorca, temat i kierunek.
Wiadomość do klienta z szablonu
Wiadomość do klienta z gotowego szablonu: wybór szablonu, adresata i podgląd treści przed wysłaniem.
Rejestr komunikacji pokazuje każdy wpis z datą i godziną, kanałem (SMS, e-mail, Teams albo telefon), kierunkiem, klientem, odbiorcą i tematem. Można go filtrować w każdej kolumnie i zawęzić do zakresu dat, a z paska otworzyć kartę lub oś czasu klienta.
Okno „Wiadomość do klienta” otwiera się z karty klienta. Użytkownik wybiera szablon, który jest polem wymaganym, osobę z kontaktów klienta i widzi podgląd treści przed wysłaniem. Dzięki szablonom treść jest spójna, a po wysłaniu wiadomość trafia do historii.
Karta klienta 360 - oś czasu
Wszystko o kliencie na jednym ekranie: alert o zaległościach, saldo, wolny limit i chronologiczna oś czasu kontaktów.
Na osi czasu w karcie klienta wiadomości stoją obok wizyt, zamówień, faktur i szans. Filtry „SMS”, „E-mail” i „Rozmowy” zawężają widok do jednego kanału, więc zespół wie, kto i kiedy kontaktował się z klientem.
Zgody, RODO i kalendarz
Wiadomości marketingowe wysyłamy tylko przy aktywnej zgodzie zapisanej osobno dla kanału z historią zmian. Wiadomości transakcyjne, jak potwierdzenie zamówienia, wynikają z umowy. System obsługuje prawo dostępu i usunięcia przez anonimizację osoby z zachowaniem dokumentów.
Zaproszenie na wizytę dołączamy do e-maila jako plik w formacie ICS, który działa w kalendarzach Outlook i Google. Dwukierunkowa synchronizacja kalendarza przez Microsoft Graph i API Google jest planowana w kolejnych wydaniach.
Zakres demo i wdrożenia
| Funkcja | Status | Uwaga |
|---|---|---|
| Szablony SMS i e-mail, podgląd treści | Pierwsze wydanie demo | Wiadomości nie wychodzą na zewnątrz. |
| Powiązanie wysyłki z osobą i osią czasu | Pierwsze wydanie demo | Zapis każdej wysyłki z klientem. |
| Powiadomienia w Teams przez e-mail do kanału | Kolejne wydania demo | Najpierw prostsza metoda, później Workflows. |
| Archiwum e-mail powiązane z kontrahentem | Wdrożenie u klienta | Konfiguracja skrzynek i reguł dopasowania. |
| Synchronizacja kalendarza z Outlook i Google | Kolejne wydania demo | W kolejnych wydaniach, na początku plik ICS. |