Poradnik dla dyrektorów finansowych i handlowych: pokazuje, jak saldo, limit i blokada z ERP trafiają do karty klienta, co dzieje się z zamówieniem przy blokadzie i jakie role mają handlowiec, kierownik oraz finanse.
Dlaczego handlowiec powinien znać saldo klienta
Sprzedaż do klienta z przeterminowanymi należnościami jest ryzykiem finansowym, o którym handlowiec często dowiaduje się po fakcie, z maila księgowości. Wtedy zamówienie jest już obiecane, a rozmowa z klientem staje się trudna. Gdy saldo i limit są w karcie klienta przed wizytą, handlowiec ma szansę zacząć rozmowę od płatności, a nie od ceny.
W Studio CRM.net rozrachunki, limit kupiecki i blokada sprzedaży pochodzą z systemu ERP, który pozostaje właścicielem danych finansowych. CRM ich nie zmienia, tylko pokazuje we właściwym miejscu. Jak wygląda przepływ danych, opisujemy w artykule CRM zintegrowany z WMS i ERP.
Semafor limitu w karcie klienta
Nagłówek karty pokazuje saldo, przeterminowane należności i wykorzystanie limitu, a zakładka „Finanse” dodaje faktury z numerem KSeF i statusem płatności oraz wiekowanie należności. Na ekranie „Mój dzień” klienci z blokadą na dzisiejszej trasie są oznaczeni z wyprzedzeniem.
Co dzieje się z zamówieniem przy blokadzie
Powiadomienie do kierownika wysyłamy e-mailem lub do kanału w Microsoft Teams, zależnie od konfiguracji. Szczegóły mechanizmu znajdziesz na stronie integracja CRM z Teams, SMS i e-mail.
Alert, saldo i zgoda kierownika na ekranach
Zasady z tego poradnika widać w działającym demo Studio CRM.net. Dane finansowe są tam symulowane i oznaczone na ekranie, ale mechanizm jest taki sam jak przy podłączonym ERP.
Gdy klient ma zaległość, system pokazuje to, zanim handlowiec zacznie rozmowę. Na karcie klienta stoi alert „Uwaga na zamówienia” z kwotą należności po terminie, liczbą dni najstarszej zaległości i informacją, że zamówienie wymaga zgody kierownika. Obok są kafle z saldem, zaległościami i wolnym limitem wraz z terminem płatności.
Karta klienta - faktury i płatności
Faktury klienta z terminem i kwotą - handlowiec widzi je przed rozmową o nowym zamówieniu.
Rozrachunki i limity kredytowe
Saldo, kwoty po terminie i wykorzystanie limitu każdej placówki - przed rozmową o nowym zamówieniu.
Zakładka „Faktury i płatności” pokazuje numer faktury z identyfikatorem KSeF, datę wystawienia, termin i kwotę brutto. Ekran rozrachunków zbiera wszystkie placówki handlowca: saldo, kwotę po terminie, limit, pasek jego wykorzystania i status, na przykład „aktywny” albo „blokada ERP”. Filtry „Z zaległościami”, „Blokada” i „Limit ponad 90%” pozwalają zacząć dzień od klientów, z którymi trzeba porozmawiać o płatności.
Zamówienie z blokadą nie ginie. Back office widzi je na liście czekających na zgodę kierownika, a kierownik na własnym pulpicie w tabeli „Zamówienia do zatwierdzenia” z numerem, placówką, wartością netto i powodem blokady.
Pulpit obsługi (back office)
Zamówienia według statusu: robocze, czekające na zgodę, w magazynie, do hurtowni, zafakturowane i odrzucone.
Nowe zamówienie klienta
Zamówienie składane u klienta: placówka, termin dostawy i pozycje z ceną z kartoteki ERP.
Zamówienie składa się z formularza z placówką, terminem dostawy i pozycjami, a ceny pochodzą z kartoteki ERP. Pozycje pojawiają się po wyborze klienta, więc handlowiec zamawia tylko to, co klient kupuje. Role w procesie opisuje tabela poniżej, a ekrany wszystkich ról możesz obejrzeć w demo.
Role w procesie
| Rola | Co robi | Czego nie robi |
|---|---|---|
| Handlowiec | Sprawdza saldo przed wizytą, rozmawia o płatności, składa zamówienie. | Nie zmienia limitu ani nie zwalnia blokady. |
| Kierownik regionu | Zatwierdza zamówienia z blokadą i widzi klientów z zaległościami. | Nie edytuje danych finansowych. |
| Back office | Prowadzi kolejkę zamówień z blokadą i kontaktuje się z finansami. | Nie obiecuje klientowi terminu bez decyzji. |
| Dział finansowy | Ustala limity i polityki w ERP. | Nie musi być w CRM, jeśli ERP przekazuje dane. |
Rozmowa o zaległości - pięć zasad dla handlowca
- Zacznij od faktów: numery faktur i terminy, a nie oskarżenia.
- Zapytaj o przyczynę opóźnienia - bywa to sprawa dokumentu, a nie braku środków.
- Ustal konkretny termin zapłaty i zapisz go jako zadanie w kalendarzu.
- Zaproponuj rozwiązanie: przelew z góry, mniejsza dostawa albo zgoda kierownika.
- Po rozmowie dopisz ustalenie do wizyty, żeby następna osoba wiedziała, co obiecano.
Windykacja miękka
Przypomnienia o fakturach po terminie wysyła się jako wiadomości e-mail lub SMS, przy zachowaniu zgód i zasad kontaktu. Szablony i warunki wysyłki konfigurujemy we wdrożeniu, a CRM dopisuje wysyłkę do historii klienta. Windykacja twarda i księgowania pozostają w ERP.
Zakres w demo i wdrożeniu
| Funkcja | Status | Uwaga |
|---|---|---|
| Saldo, limit i blokada z ERP w karcie klienta | Pierwsze wydanie demo | W demo dane symulowane. Dwie blokady w danych demo. |
| Zamówienie z blokadą do kierownika | Kolejne wydania demo | Przez e-mail, później Teams. |
| Wiekowanie należności i faktury z KSeF | Pierwsze wydanie demo | W zakładce „Finanse”. |
| Adapter ERP i polityka limitów klienta | Wdrożenie u klienta | Ustalane przy wdrożeniu. |
Wskaźniki dla dyrektora finansowego
- Wartość należności przeterminowanych u klientów, których odwiedzają handlowcy.
- Liczba zamówień zatrzymanych przez blokadę i czas do decyzji.
- Odsetek zamówień zatwierdzonych po blokadzie, które zostały zapłacone w terminie.
- Klienci z wykorzystaniem limitu powyżej 80 procent.
- Średni czas od wizyty z ustaleniem płatności do wpłaty.
Z handlowego punktu widzenia limit nie jest przeszkodą, tylko informacją. Karta salonu z saldem i targetem rabatowym pokazuje, jak to wygląda w praktyce na stronie CRM dla producentów materacy i mebli, a ogólny kontekst wyboru CRM opisujemy w poradniku o prostym CRM w firmie dystrybucyjnej.