Poradnik dla dyrektorów finansowych i handlowych: pokazuje, jak saldo, limit i blokada z ERP trafiają do karty klienta, co dzieje się z zamówieniem przy blokadzie i jakie role mają handlowiec, kierownik oraz finanse.
Dlaczego handlowiec powinien znać saldo klienta
Sprzedaż do klienta z przeterminowanymi należnościami jest ryzykiem finansowym, o którym handlowiec często dowiaduje się po fakcie, z maila księgowości. Wtedy zamówienie jest już obiecane, a rozmowa z klientem staje się trudna. Gdy saldo i limit są w karcie klienta przed wizytą, handlowiec ma szansę zacząć rozmowę od płatności, a nie od ceny.
W Studio CRM.net rozrachunki, limit kupiecki i blokada sprzedaży pochodzą z systemu ERP, który pozostaje właścicielem danych finansowych. CRM ich nie zmienia, tylko pokazuje we właściwym miejscu. Jak wygląda przepływ danych, opisujemy w artykule CRM zintegrowany z WMS i ERP.
Semafor limitu w karcie klienta
Nagłówek karty pokazuje saldo, przeterminowane należności i wykorzystanie limitu, a zakładka „Finanse” dodaje faktury z numerem KSeF i statusem płatności oraz wiekowanie należności. Na ekranie „Mój dzień” klienci z blokadą na dzisiejszej trasie są oznaczeni z wyprzedzeniem.
Co dzieje się z zamówieniem przy blokadzie
Powiadomienie do kierownika wysyłamy e-mailem lub do kanału w Microsoft Teams, zależnie od konfiguracji. Szczegóły mechanizmu znajdziesz na stronie integracja CRM z Teams, SMS i e-mail.
Role w procesie
| Rola | Co robi | Czego nie robi |
|---|---|---|
| Handlowiec | Sprawdza saldo przed wizytą, rozmawia o płatności, składa zamówienie. | Nie zmienia limitu ani nie zwalnia blokady. |
| Kierownik regionu | Zatwierdza zamówienia z blokadą i widzi klientów z zaległościami. | Nie edytuje danych finansowych. |
| Back office | Prowadzi kolejkę zamówień z blokadą i kontaktuje się z finansami. | Nie obiecuje klientowi terminu bez decyzji. |
| Dział finansowy | Ustala limity i polityki w ERP. | Nie musi być w CRM, jeśli ERP przekazuje dane. |
Rozmowa o zaległości - pięć zasad dla handlowca
- Zacznij od faktów: numery faktur i terminy, a nie oskarżenia.
- Zapytaj o przyczynę opóźnienia - bywa to sprawa dokumentu, a nie braku środków.
- Ustal konkretny termin zapłaty i zapisz go jako zadanie w kalendarzu.
- Zaproponuj rozwiązanie: przelew z góry, mniejsza dostawa albo zgoda kierownika.
- Po rozmowie dopisz ustalenie do wizyty, żeby następna osoba wiedziała, co obiecano.
Windykacja miękka
Przypomnienia o fakturach po terminie wysyła się jako wiadomości e-mail lub SMS, przy zachowaniu zgód i zasad kontaktu. Szablony i warunki wysyłki konfigurujemy we wdrożeniu, a CRM dopisuje wysyłkę do historii klienta. Windykacja twarda i księgowania pozostają w ERP.
Zakres w demo i wdrożeniu
| Funkcja | Status | Uwaga |
|---|---|---|
| Saldo, limit i blokada z ERP w karcie klienta | Pierwsze wydanie demo | W demo dane symulowane. Dwie blokady w danych demo. |
| Zamówienie z blokadą do kierownika | Kolejne wydania demo | Przez e-mail, później Teams. |
| Wiekowanie należności i faktury z KSeF | Pierwsze wydanie demo | W zakładce „Finanse”. |
| Adapter ERP i polityka limitów klienta | Wdrożenie u klienta | Ustalane przy wdrożeniu. |
Wskaźniki dla dyrektora finansowego
- Wartość należności przeterminowanych u klientów, których odwiedzają handlowcy.
- Liczba zamówień zatrzymanych przez blokadę i czas do decyzji.
- Odsetek zamówień zatwierdzonych po blokadzie, które zostały zapłacone w terminie.
- Klienci z wykorzystaniem limitu powyżej 80 procent.
- Średni czas od wizyty z ustaleniem płatności do wpłaty.
Z handlowego punktu widzenia limit nie jest przeszkodą, tylko informacją. Karta salonu z saldem i targetem rabatowym pokazuje, jak to wygląda w praktyce na stronie CRM dla producentów materacy i mebli, a ogólny kontekst wyboru CRM opisujemy w poradniku o prostym CRM w firmie dystrybucyjnej.