Poradnik dla kierowników sprzedaży: opisuje, co powinien zawierać raport z wizyty, jak działa kreator szybkiej wizyty, jakie zasady wprowadzić w zespole i jak mierzyć czas zamknięcia raportów.
Dlaczego handlowcy tracą piątkowe popołudnia
Wielu handlowców zapisuje notatki z wizyt w telefonie lub notesie, a w piątek przepisuje je do arkusza dla kierownika. To praca podwójna, w dodatku z opóźnieniem, więc szczegóły ulatują z pamięci. Kierownik dostaje raport tygodniowy, a nie bieżący obraz zespołu, i musi czytać zamiast analizować.
Standard wizyty rozwiązuje problem w trzech krokach: ogranicza zakres raportu do tego, co naprawdę potrzebne, przenosi go na telefon i pozwala zamknąć wizytę zaraz po wyjściu od klienta. Pełny obraz mobilnej pracy handlowca znajdziesz na stronie mobilny CRM w terenie.
Pięć elementów dobrego raportu
- Cel wizyty. Z listy: prezentacja, promocja, sprzedaż, szkolenie.
- Rodzaj działania. Wizyta, telefon, e-mail, prezentacja online albo szkolenie.
- Wynik. Krótka notatka i status, na przykład „oferta do przygotowania”.
- Następny krok. Zadanie z osobą odpowiedzialną i terminem, widoczne w kalendarzu.
- Koszt. Kwota i zdjęcie paragonu, jeśli wizyta wiązała się z wydatkiem.
Dwie minuty na wizytę - skąd ten cel
Cel dwóch minut wynika z tego, że raport zamyka się na telefonie, a większość pól wybiera się z list. Nie jest to gwarancja, bo wizyty różnią się złożonością: przy prostym wyniku raport zajmuje mniej, przy audycie lub próbce więcej. Standard wskazuje jednak kierunek, który da się zmierzyć w pulpicie kierownika: czas od zakończenia wizyty do jej zamknięcia w systemie.
Jak wygląda raport z wizyty w demo
Standard opisany wyżej nie jest teorią. W demo Studio CRM.net każda wizyta ma ekran z raportem, który handlowiec otwiera z planu dnia przyciskiem „Raport”. Zrzuty poniżej pochodzą z działającego demo na danych fikcyjnych, a konto handlowca możesz uruchomić samodzielnie.
Raport z wizyty handlowej
Raport z wizyty bez pisania: czynności przełącznikami, wynik z listy, następny krok z terminem i krótka notatka.
Ekran składa się z kilku części. Na górze stoi pasek zameldowania, który zapisuje położenie telefonu i odległość od adresu klienta. Pod nim jest lista czynności do zaznaczenia przełącznikami: prezentacja produktu, wydanie próbki, kontrola sprzętu u klienta, szkolenie personelu i materiały edukacyjne. To odpowiednik pierwszych dwóch elementów standardu, czyli celu i rodzaju działania, tyle że bez pisania.
Wynik wizyty wybiera się z listy pięciu wariantów: kolejne spotkanie, wysłano ofertę, zamówienie, brak decydenta albo brak zainteresowania. Każdy wariant ma podpowiedź, co dzieje się dalej, na przykład „wizyta za 7 dni” albo „telefon - decyzja w sprawie oferty za 3 dni”. Dzięki temu wyniki da się zliczyć na pulpicie bez czytania notatek.
W demo wymagany jest tylko wynik, a pola następny krok z terminem i notatka są opcjonalne. To, czy następny krok ma być obowiązkowy, ustala się w konfiguracji wdrożenia. Na tym ekranie nie ma pola kosztu, a rozliczenie wydatków opisujemy w poradniku o czasie i trasach handlowców.
Wizytę zakłada się z osobnego formularza: placówka, osoba kontaktowa, rodzaj (wizyta, telefon albo zadanie), cel, data, godzina i czas trwania. Można też włączyć przypomnienie SMS dla klienta, które w demo nie wychodzi na zewnątrz.
Formularz nowej wizyty
Wizyta, telefon albo zadanie: placówka, osoba, cel, termin, czas trwania i przypomnienie SMS dla klienta.
Audyt półki na telefonie
Audyt półki w sklepie: wybór sklepu i rodzaju audytu, lista produktów z profilu i zapis jednym przyciskiem.
Inne wizyty mają inne raporty. Merchandiser w sklepie wybiera placówkę i rodzaj audytu, a system pokazuje listę produktów profilu do sprawdzenia: braki, fronty, ceny i zdjęcie. To przykład ankiety z sekcji o szablonach raportów, w wersji na telefon.
Co kierownik widzi po zamknięciu wizyt
Zamknięte raporty zasilają pulpit kierownika. Widać na nim wizyty zespołu dziś, sprzedaż w miesiącu, zamówienia czekające na zgodę i lejek szans. Tabela „Zespół dziś” pokazuje każdego handlowca z liczbą wizyt i ostatnim zameldowaniem wraz z odległością od adresu klienta.
Pulpit kierownika regionu
Zespół na jednym ekranie: kto ma dziś wizyty, ile sprzedał w miesiącu i gdzie ostatnio się zameldował.
Karta klienta 360 - oś czasu
Wszystko o kliencie na jednym ekranie: alert o zaległościach, saldo, wolny limit i chronologiczna oś czasu kontaktów.
Ten sam raport trafia na oś czasu w karcie klienta. Wpis ma datę, autora, status, kod wyniku i odległość zameldowania, więc następny handlowiec albo kierownik widzi, co ustalono na poprzedniej wizycie. Pełny obraz pracy zespołu, razem z kalendarzem i rankingiem, pokazują role kierownika i dyrektora w demo Studio CRM.net.
Zasady dla kierownika sprzedaży
- Raport jest zamykany w dniu wizyty, a pulpit pokazuje wizyty wykonane bez zamknięcia raportu.
- Pola wymagane obejmują wynik i następny krok. Pozostałe są opcjonalne.
- Słowniki celów, rodzajów działań i statusów są wspólne dla całego zespołu, więc wyniki można zliczać.
- Zdjęcia i załączniki przypina się do wizyty, a nie wysyła mailem do kierownika.
- Notatki wolnotekstowe są krótkie. Dłuższe ustalenia trafiają do ankiet lub szablonów raportów.
Szablony raportów i ankiety
Dla wizyt, które wymagają ustalonego zestawu pytań, jak audyt półki czy kontrola urządzenia, używamy ankiet i szablonów raportów z punktacją. Są one częścią profili branżowych, a wynik trafia na pulpit kierownika regionu. Przykład znajdziesz na stronie CRM dla ogrodnictwa i DIY.
Notatka głosowa i AI
Dyktowanie notatki po wizycie, z transkrypcją i propozycją wypełnienia pól, jest funkcją demonstracyjną planowaną w kolejnych wydaniach. Handlowiec zawsze zatwierdza proponowane pola, a przetwarzanie danych wymaga umowy powierzenia. Do tego czasu handlowiec zapisuje notatkę tekstem, a standard raportu pozostaje taki sam.
Jak wprowadzić standard w zespole
- Ustal słowniki. Zdefiniuj cele, rodzaje działań i statusy wyników zgodnie z procesem firmy.
- Ustal pola wymagane. Wynik i następny krok wystarczą, resztę zostaw opcjonalną.
- Przeszkol zespół na telefonach. Dziesięć minut pokazu na prawdziwej wizycie jest więcej warte niż prezentacja.
- Mierz czas zamknięcia. Pulpit pokazuje, ile wizyt czeka na raport po zakończeniu dnia.
- Poprawiaj po miesiącu. Usuń pola, których nikt nie wypełnia, i dodaj te, o które prosi zarząd.
Najczęstsze błędy przy wprowadzaniu standardu
- Zbyt wiele pól wymaganych, które handlowcy wypełniają byle czym.
- Brak wspólnych słowników, przez co wyników nie da się zliczyć.
- Raport otwierany dopiero w piątek, a nie w dniu wizyty.
- Kierownik, który nie korzysta z pulpitu, więc zespół widzi, że dane nikomu nie służą.
- Szkolenie na slajdach zamiast na prawdziwej wizycie.
Standard raportu jest częścią szerszego procesu opisanego w poradniku o rozliczaniu czasu i tras. Przykłady formularzy branżowych znajdziesz na stronach CRM dla branży medycznej i CRM dla chemii przemysłowej.