Poradnik pokazuje, jak rozliczać wizyty handlowców: statusy wizyty jako dokumentu, dane tworzące rozliczenie, planowanie trasy, rentowność klienta, prywatność pracowników oraz sześć wskaźników dla dyrektora.
Dlaczego raporty z terenu bywają nieścisłe
Dyrektor sprzedaży zwykle wie, ile wizyt miało się odbyć, ale nie wie, ile naprawdę się odbyło, jak długo trwały i ile kosztowały. Handlowcy piszą raporty po czasie, z pamięci, a czas i trasy trzeba odtwarzać z notatek. Efektem są nieefektywne trasy, wizyty bez wyniku i rozliczenia delegacji przepisywane w arkuszach.
Remedium nie polega na kontroli, tylko na tym, żeby dane powstawały przy okazji pracy. Studio CRM.net traktuje wizytę jak dokument ze stanem, a nie jak wpis w kalendarzu, i zbiera dane w trakcie wizyty.
Wizyta jako dokument ze stanem
Taki model wyróżnia profesjonalny system terenowy: koszty rejestruje się przy wizycie, a nie w zbiorczym rozliczeniu miesiąca, a lista klientów jest zawężona do opiekuna. Rejestr wizyt filtruje się według statusu, a anulowane wizyty zostają w historii.
Z czego składa się rozliczenie
- Zameldowanie. Pozycja GPS zapisywana raz, przy rozpoczęciu wizyty, z kontrolą odległości od klienta (próg 300 m).
- Czas wizyty. Od zameldowania do zamknięcia raportu, widoczny w rejestrze wizyt.
- Koszty. Zdjęcie paragonu i kwota przypięte do wizyty, a kierownik zatwierdza je przed rozliczeniem.
Szczegóły pracy z telefonem i zameldowaniem znajdziesz na stronie mobilny CRM w terenie.
Trasa dnia i optymalizacja przejazdów
Kolejność wizyt wyznacza algorytm najbliższego sąsiada z poprawą 2-opt, a czasy i trasę drogową dostarcza usługa map. Dla wizyt umówionych na konkretną godzinę stosujemy okna czasowe. Na pulpicie dyrektora planujemy mapę ciepła wizyt na poziomie powiatów, która pokazuje białe plamy, czyli obszary bez wizyt.
Koszt obsługi klienta i rentowność
Gdy wizyty mają koszty, a ERP przekazuje marżę, system może policzyć rentowność klienta jako marżę pomniejszoną o koszt obsługi. Dzięki temu dyrektor widzi, którzy klienci pochłaniają czas handlowców bez proporcjonalnego przychodu. Funkcja ta jest planowana w kolejnych wydaniach, a dane o marży pochodzą z ERP - opisujemy je na stronie CRM zintegrowany z WMS i ERP.
Prywatność pracowników
Rozliczanie tras nie oznacza śledzenia. Lokalizację zapisujemy tylko przy zameldowaniu i zamknięciu wizyty, a mapa zespołu pokazuje ostatnie zameldowanie każdego handlowca, nie jego bieżącą pozycję. Pracownicy otrzymują informację o zasadach w regulaminie, co jest warunkiem akceptacji w zespole.
Sześć wskaźników dla dyrektora sprzedaży
- Realizacja planu wizyt w porównaniu z liczbą wizyt wykonanych.
- Odsetek wizyt zakończonych wynikiem i następnym krokiem.
- Klienci bez wizyty dłużej niż 30 lub 60 dni, zależnie od klasy.
- Koszty terenu na jedną złotówkę sprzedaży.
- Wizyty z zameldowaniem poza progiem 300 m i podane powody.
- Czas od wizyty do rozliczenia kosztów.
Jak wprowadzić rozliczanie bez oporu zespołu
Największym ryzykiem wdrożenia rozliczania tras nie jest technologia, tylko odbiór przez zespół. Handlowcy traktują lokalizację jako kontrolę, jeśli nie rozumieją, po co jest zbierana.
- Wyjaśnij cel. Dane służą do rozliczenia kosztów i planowania tras, a nie do nadzoru przez cały dzień.
- Pokaż ograniczenia. Pozycja jest zapisywana tylko przy zameldowaniu i zamknięciu wizyty.
- Zacznij od jednego regionu. Pilotaż pozwala poprawić słowniki i pola, zanim system obejmie wszystkich.
- Pokaż korzyść. Koniec z przepisywaniem raportów i szybsze rozliczenie delegacji to argumenty, które przekonują zespół.
Format raportu, który ułatwia zamknięcie wizyty, opisuje poradnik o standardzie wizyty. Przykład trasy z kilkunastoma punktami znajdziesz na stronie CRM dla ogrodnictwa i DIY.