Zarządzanie kartotekami kontrahentów w systemie ERP
Gdy pracuję w module kartoteki kontrahentów systemu StudioSystem.NET, widzę rozbudowany formularz służący do kompleksowego zarządzania danymi firm współpracujących z moim magazynem lub przedsiębiorstwem. Interfejs uruchomiony jest w przeglądarce internetowej pod adresem studiosystemdemo.softwarestudio.com.pl, co wskazuje na webową architekturę systemu umożliwiającą dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia posiadającego przeglądarkę. Po lewej stronie ekranu znajduje się ciemnoniebieskie menu nawigacyjne z rozwijanymi sekcjami REKLAMACJE, SERWIS, KARTOTEKI i INFORMACJE, z których aktualnie rozwinięta jest sekcja KARTOTEKI zawierająca pozycje Asortymant, Szukaj, Kontrahenci, Pracownicy, Usługi, Pliki oraz Excel. Sekcja Kontrahenci jest aktywnie podświetlona, co potwierdza, że znajduję się w module zarządzania danymi partnerów biznesowych.
W górnej części formularza znajduje się pasek z czterema przyciskami akcji oraz ikoną edycji. Zielony przycisk „Zapisz” z ikoną dyskietki służy do zatwierdzenia wprowadzonych zmian i zapisania ich w bazie danych systemu. Czerwony przycisk „Anuluj” z ikoną X pozwala mi odrzucić wszystkie niezapisane modyfikacje i wrócić do poprzedniego stanu kartoteki lub zamknąć formularz bez zapisywania. Pozostałe przyciski to „Cechy”, „Notatki” i „Załączniki”, które prowadzą do dodatkowych zakładek umożliwiających rozszerzenie informacji o kontrahencie o specyficzne atrybuty, notatki tekstowe czy pliki dokumentacyjne (umowy, certyfikaty, korespondencja). Po prawej stronie paska znajduje się ikona pióra, która może służyć do aktywacji trybu edycji lub dodawania adnotacji.
Formularz podzielony jest na dwie główne sekcje. Pierwsza to „Dane ewidencyjne” zawierająca kluczowe informacje identyfikacyjne kontrahenta, a druga to „Dane uzupełniające”, która pozostaje pusta w tym widoku, ale prawdopodobnie pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji specyficznych dla danego typu współpracy. W sekcji danych ewidencyjnych znajduje się checkbox „Aktywne” z zaznaczonym ptaszkiem, który informuje system, że ten kontrahent jest aktualnie aktywnym partnerem biznesowym. Kontrahenci nieaktywni mogą być archiwizowani poprzez odznaczenie tego pola, co powoduje, że nie będą wyświetlać się na listach wyboru podczas tworzenia nowych dokumentów magazynowych, ale ich dane historyczne pozostaną w systemie dla celów raportowych i archiwizacyjnych.
Pole „Rodzaj” z listą rozwijaną ustawione jest na wartość „Odbiorcy”, co klasyfikuje firmę ALEX jako odbiorcę towarów w kontekście operacji magazynowych. System WMS typowo rozróżnia kilka rodzajów kontrahentów: Dostawcy (firmy dostarczające towary do magazynu), Odbiorcy (klienci kupujący i odbierający produkty), Przewoźnicy (firmy transportowe realizujące dostawy) oraz ewentualnie kategorie mieszane dla kontrahentów pełniących wiele ról jednocześnie. To rozróżnienie jest kluczowe dla automatycznego generowania odpowiednich typów dokumentów – dla dostawców będą to głównie dokumenty przyjęcia PZ, a dla odbiorców dokumenty wydania WZ. Poniżej znajduje się pole „Nazwa skrócona” zawierające wartość „ALEX”, która stanowi krótki, łatwy do zapamiętania identyfikator kontrahenta używany w listach wyboru, raportach i szybkim wyszukiwaniu w systemie.
Pole „Nazwa pełna” zawiera kompletną nazwę firmy „Hurtownia ALEX I.M. Miszczyńscy”, która pojawia się na wszystkich oficjalnych dokumentach magazynowych, fakturach i raportach. Ta nazwa musi odpowiadać oficjalnemu zapisowi w rejestrach krajowych, aby dokumenty były prawnie ważne. Następne pole to „NIP” z wartością 4129114412 – jest to dziesięciocyfrowy Numer Identyfikacji Podatkowej, który jednoznacznie identyfikuje podmiot gospodarczy w systemie podatkowym. System WMS często wykorzystuje numer NIP do automatycznej weryfikacji kontrahenta w bazach GUS, sprawdzania statusu VAT czy integracji z systemami księgowymi. Pole „Kod pocztowy” zawiera wartość 64-100, która określa strefę pocztową miejscowości siedziby kontrahenta i jest wykorzystywana przy planowaniu tras dostawczych oraz obliczaniu kosztów transportu.
Kolejne pola adresowe to „Miejscowość” z wartością Leszno oraz „Ulica” z wartością Okrężna 10, które razem tworzą kompletny adres siedziby kontrahenta. Te informacje są niezbędne nie tylko dla celów korespondencyjnych, ale także dla systemów planowania tras dostaw i integracji z serwisami mapowymi. Sekcja kontaktowa formularza zawiera trzy pola komunikacyjne. Pole „Telefon” z numerem +48 533 322 629 oraz „Telefon komórkowy” z tym samym numerem +48 533 322 629 służą do rejestracji numerów kontaktowych, pod które można dzwonić w sprawach operacyjnych, takich jak potwierdzanie dostaw, zgłaszanie opóźnień czy rozwiązywanie problemów logistycznych. Pole „Osoba kontaktowa” pozostaje puste, ale pozwala na wprowadzenie imienia i nazwiska konkretnej osoby odpowiedzialnej za współpracę z naszą firmą po stronie kontrahenta, co jest szczególnie przydatne w dużych organizacjach z rozbudowanymi strukturami.
Ostatnie pole to „E-mail” z adresem leszno@alex.com.pl, który służy do automatycznego wysyłania powiadomień o gotowości zamówień, dokumentów przewozowych, potwierdzeń przyjęć czy innych komunikatów generowanych przez system WMS. Nowoczesne systemy magazynowe często integrują się z systemami poczty elektronicznej, umożliwiając automatyczne wysyłanie skanów dokumentów WZ, raportów stanów magazynowych czy powiadomień o realizacji zamówień bezpośrednio z poziomu systemu. Wszystkie wprowadzone dane są walidowane przez system pod kątem poprawności formatów (np. sprawdzanie sumy kontrolnej NIP, weryfikacja formatu adresu e-mail, poprawność numeru telefonu), co minimalizuje ryzyko błędów i zapewnia spójność danych w całym systemie.
Kartoteka kontrahentów w systemie StudioSystem.NET stanowi centralną bazę informacji wykorzystywaną przez wszystkie moduły systemu – od magazynu, przez sprzedaż, aż po księgowość i transport. Jednokrotne wprowadzenie pełnych danych kontrahenta eliminuje konieczność wielokrotnego przepisywania tych samych informacji przy każdej operacji. System automatycznie pobiera dane z kartoteki podczas tworzenia dokumentów przyjęcia, wydania, zleceń transportowych czy faktur, co znacząco przyspiesza pracę i eliminuje błędy wynikające z ręcznego przepisywania. Dodatkowo, kartoteka umożliwia śledzenie historii współpracy z kontrahentem – system może gromadzić statystyki dotyczące liczby zamówień, wartości obrotów, terminowości dostaw, liczby reklamacji czy ocen jakości obsługi, co wspiera procesy zarządzania relacjami z klientami i dostawcami oraz umożliwia podejmowanie decyzji biznesowych w oparciu o rzetelne dane historyczne.
