Elektroniczne Archiwum Dokumentacji Magazynowej
Jako pracownik działu administracji magazynu, używam tego modułu do zarządzania elektronicznym archiwum dokumentów. Moim głównym zadaniem jest zapewnienie, że wszystkie dokumenty magazynowe są odpowiednio zarchiwizowane, łatwo dostępne i mogą być szybko odzyskane w razie potrzeby – czy to do celów audytowych, reklamacyjnych czy kontrol wewnętrznych. System ten pozwala mi zastąpić papierowe teczki cyfrowym repozytorium, co znacznie przyspiesza wyszukiwanie i zmniejsza ryzyko utraty ważnych dokumentów.
Interfejs został zaprojektowany z myślą o efektywnym wyszukiwaniu. Panel po lewej stronie oferuje mi kilka kluczowych kryteriów filtrowania: mogę wpisać numer dokumentu WMS, wybrać rodzaj dokumentu z listy rozwijanej (np. PZ, PW, WZ), wprowadzić nazwę kontrahenta (wymagane minimum 2 znaki dla aktywacji autouzupełniania), a także podać numer dokumentu kontrahenta, numer awizo czy numer dowodu. Po uzupełnieniu kryteriów klikam przycisk „Filtruj”, co zawęża wyniki. Po prawej stronie system wyświetla miniaturki dokumentów PDF w układzie kafelkowym. Każda miniatura pokazuje pierwszą stronę dokumentu, co pozwala mi na wizualną identyfikację. Pod każdą miniaturą znajduje się numer dokumentu i nazwa kontrahenta, a paginacja na dole wskazuje, że przeglÄ…dam stronę 1 z 100.
Obecnie archiwum prezentuje różnorodne dokumenty z marca 2021 roku. Widzę dokumenty typu PZB (Przyjęcie Zewnętrzne Bezpośrednie) od kontrahenta BolekLolek oraz dokumenty PW (Przychód Wewnętrzny) od firm takich jak Herbarium S.A. czy Krasnobród. Każdy dokument jest opatrzony kodem kreskowym w prawym górnym rogu, co sugeruje, że system wspiera skanowanie i automatyczną identyfikację. Mój standardowy przepływ pracy wygląda tak: otrzymuję zapytanie o konkretny dokument, np. „znajdź PW numer 00091 dla Herbarium”. Wprowadzam te dane w odpowiednie pola filtru i uruchamiam wyszukiwanie. System natychmiast pokazuje mi pasujące wyniki. Klikam na miniaturę, co prawdopodobnie otwiera pełną wersję PDF w przeglądarce lub w dedykowanym oknie podglądu, gdzie mogę go przeczytać, wydrukować lub pobrać. Dzięki temu program magazynowy WMS z funkcją archiwizacji dokumentów moja praca stała się o wiele bardziej efektywna, a dostęp do historycznych dokumentów jest teraz kwestią kilku kliknięć.
